Das Zertifizierungsaudit ist für viele Unternehmen der finale Schritt auf dem Weg zur ISO 9001-Zertifizierung. Berater kann dabei eine entscheidende Rolle spielen, indem der Berater das Unternehmen unterstützt, das Audit erfolgreich zu bestehen. Doch wo liegt die Grenze zwischen hilfreicher Unterstützung und übermäßiger Einflussnahme? In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Berater im Zertifizierungsaudit tun sollte, welche Aufgaben ausschließlich beim Unternehmen liegen und welche Fehler vermieden werden müssen.
1. Die Rolle des Beraters im Auditprozess
Ein guter Berater ist nicht nur Experte für die ISO 9001, sondern auch ein Coach, der Ihr Unternehmen durch das Zertifizierungsaudit begleitet. Dabei sollte der Fokus auf Unterstützung und Moderation liegen – nicht darauf, das Audit zu “übernehmen”.
Was ein Berater tun sollte:
- Vorbereitung: Den Auditprozess erklären und sicherstellen, dass alle Dokumente und Prozesse den Normanforderungen entsprechen.
- Begleitung: Während des Audits unterstützend vor Ort sein und bei Bedarf Hintergrundinformationen liefern.
- Nachbereitung: Bei der Klärung von Abweichungen und der Umsetzung von Maßnahmen helfen.
Was ein Berater nicht tun sollte:
- Antworten für das Unternehmen geben: Der Auditor möchte die Antworten von den Mitarbeitern des Unternehmens hören, nicht vom Berater.
- Verantwortlichkeiten übernehmen: Die Verantwortung für das Qualitätsmanagement liegt immer beim Unternehmen selbst.
- Unrealistische Erwartungen wecken: Ein Audit ist ein neutraler Bewertungsprozess – keine Garantie für ein Zertifikat.
2. Grenzen der Unterstützung: Warum Eigenverantwortung entscheidend ist
Zertifizierungsstellen erwarten, dass Unternehmen ihre Prozesse und Systeme selbst kennen und erklären können. Ein Berater kann unterstützen, aber die Eigenverantwortung der Organisation darf nicht untergraben werden.
Gefahr bei Übernahme durch den Berater:
- Der Auditor könnte die Kompetenz des Unternehmens infrage stellen, wenn der Berater zu oft eingreift.
- Langfristig bleibt das Unternehmen abhängig von externen Beratern, da intern keine Expertise aufgebaut wird.
Lösung: Der Berater sollte Wissen vermitteln, statt Aufgaben vollständig zu übernehmen. Schulungen und klare Verantwortlichkeiten im Vorfeld sind essenziell.
3. Typische Fehler von Beratern im Zertifizierungsaudit
Auch erfahrene Berater können Fehler machen, die den Auditprozess negativ beeinflussen. Hier sind einige häufige Fehltritte und wie sie vermieden werden können:
- Überpräsenz im Audit: Ein Berater, der jede Frage beantwortet, nimmt dem Unternehmen die Chance, selbst zu glänzen.
- Besser: Die Mitarbeiter vorbereiten und sie ermutigen, selbstsicher aufzutreten.
- Unrealistische Versprechen: Aussagen wie “Wir garantieren das Zertifikat” untergraben die Glaubwürdigkeit.
- Besser: Klare Kommunikation über den Auditprozess und dessen Anforderungen.
- Fehlende Neutralität: Ein Berater, der zu sehr in die operativen Prozesse eingebunden ist, wirkt oft befangen.
- Besser: Den Fokus auf die Moderation und Analyse legen.
4. Optimale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Berater
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit setzt klare Absprachen und Rollenverteilungen voraus. So funktioniert es optimal:
• Vor dem Audit:
- Erstellung eines Auditplans, der die Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar definiert.
- Durchführung eines Probeaudits, bei dem der Berater Feedback gibt, ohne die Antworten vorwegzunehmen.
• Während des Audits:
- Der Berater ist präsent, hält sich jedoch im Hintergrund und greift nur bei Bedarf ein.
- Unterstützung bei der Bereitstellung von Nachweisen, nicht bei der Beantwortung von Fragen.
• Nach dem Audit:
- Dokumentation der Ergebnisse und Unterstützung bei der Klärung von Abweichungen.
- Sicherstellung, dass Verbesserungsmaßnahmen nachhaltig umgesetzt werden.
5. Worauf Unternehmen bei der Auswahl eines Beraters achten sollten
Ein kompetenter Berater kann den Unterschied zwischen einem reibungslosen und einem stressigen Audit machen. Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Kriterien:
- Erfahrung: Hat der Berater nachweislich erfolgreiche Projekte in Ihrer Branche begleitet?
- Unabhängigkeit: Ist der Berater in der Lage, neutral zu agieren, ohne interne Prozesse zu dominieren?
- Schulungsfokus: Unterstützt der Berater den Aufbau von internem Wissen, statt das Unternehmen abhängig zu machen?
Ein guter Berater ist mehr Begleiter als Akteur – er stärkt Ihr Unternehmen, anstatt es zu ersetzen.
6. Fazit: Der Berater als Unterstützer, nicht als Protagonist
Ein Zertifizierungsaudit ist ein Moment der Überprüfung, aber auch der Bestätigung für ein Unternehmen. Die Rolle des Beraters ist dabei, Sie optimal vorzubereiten und zu begleiten, ohne den Prozess zu dominieren.
Unser Tipp: Setzen Sie auf einen Berater, der nicht nur fachlich kompetent ist, sondern auch Ihre Eigenverantwortung fördert. Denn nur so wird Ihr Zertifizierungsaudit ein nachhaltiger Erfolg.
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