Interne Audits sind ein essenzieller Bestandteil eines effektiven Qualitätsmanagementsystems (QMS). Sie helfen Unternehmen, Prozesse zu überprüfen, Risiken zu minimieren und sich optimal auf externe Zertifizierungsaudits vorzubereiten. Doch wie läuft ein internes Audit genau ab? Welche Schritte sind für eine erfolgreiche Vorbereitung notwendig?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie interne Audits effizient planen, durchführen und nachbereiten – und dabei typische Fehler vermeiden.

Warum sind interne Audits wichtig?

Ein internes Audit ist weit mehr als nur eine Pflichtübung für Unternehmen, die nach ISO 9001 oder anderen Normenzertifiziert sind. Es dient dazu, die Einhaltung von Anforderungen zu überprüfen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und sicherzustellen, dass Prozesse effizient funktionieren.

Die wichtigsten Ziele interner Audits:

✅ Überprüfung der Normkonformität – Sicherstellen, dass Prozesse den Anforderungen der ISO 9001 oder anderer Standards entsprechen.

✅ Identifikation von Risiken und Schwachstellen – Frühzeitige Erkennung von Problemen, bevor sie zu echten Fehlern oder Verstößen führen.

✅ Kontinuierliche Verbesserung – Audits helfen, Optimierungspotenziale in Abläufen zu identifizieren.

✅ Vorbereitung auf externe Audits – Ein internes Audit dient als „Testlauf“ für Zertifizierungs- oder Lieferantenaudits.

Ein gut durchgeführtes internes Audit steigert nicht nur die Prozessqualität, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.

Die Phasen eines internen Audits

Ein internes Audit folgt einem strukturierten Ablauf, der sich in mehrere Phasen unterteilt.

1. Planung des Audits

Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend für ein erfolgreiches internes Audit. In der Planungsphase sollten folgende Punkte beachtet werden:

• • Auditziele festlegen – Welche Prozesse oder Abteilungen sollen überprüft werden?

• • Auditkriterien bestimmen – Welche Normen, Richtlinien oder internen Vorgaben sind relevant?

• • Auditteam festlegen – Interne Auditoren sollten unabhängig von den auditierten Prozessen sein.

• • Auditplan erstellen – Termin, Umfang und Auditmethoden festlegen.

2. Durchführung des Audits

Während des Audits werden Nachweise gesammelt, um zu prüfen, ob die festgelegten Anforderungen eingehalten werden. Wichtige Methoden dabei sind:

• • Dokumentenprüfung – Überprüfung von Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen oder Checklisten.

• • Mitarbeiterinterviews – Gespräche mit Mitarbeitern, um deren Wissen über Prozesse und Vorgaben zu evaluieren.

• • Prozessbeobachtung – Direkte Analyse von Abläufen in der Praxis.

3. Dokumentation und Auditbericht

Nach Abschluss des Audits werden die Ergebnisse strukturiert festgehalten. Dazu gehören:

• • Festgestellte Stärken und Verbesserungspotenziale

• • Abweichungen oder Nichtkonformitäten

• • Empfohlene Korrekturmaßnahmen

4. Maßnahmenmanagement und Nachverfolgung

Jede identifizierte Abweichung sollte mit einer konkreten Maßnahme behoben werden. Ein guter Auditprozess stellt sicher, dass Korrekturmaßnahmen nicht nur geplant, sondern auch tatsächlich umgesetzt und auf Wirksamkeit überprüft werden.

Häufige Fehler bei internen Audits – und wie Sie sie vermeiden

Auch erfahrene Unternehmen machen in internen Audits Fehler, die deren Wirksamkeit beeinträchtigen können. Hier sind einige der häufigsten Stolperfallen – und wie Sie sie vermeiden:

Welche Dokumente benötigen Sie für ein internes Audit?

Ein effektives internes Audit erfordert eine gut strukturierte Dokumentation, um den gesamten Ablauf nachvollziehbar zu machen. Hier sind die wichtigsten Dokumente:

✔ Auditplan – Enthält den Zeitplan, die Kriterien und den Umfang des Audits.

✔ Auditchecklisten – Strukturiert die Auditfragen und erleichtert die Dokumentation.

✔ Auditbericht – Zusammenfassung der Auditfeststellungen, inkl. Abweichungen und Verbesserungsvorschlägen.

✔ Maßnahmenverfolgungsliste – Dokumentiert die Umsetzung und Wirksamkeit der festgelegten Maßnahmen.

Mit diesen Unterlagen sorgen Sie für eine transparente und systematische Auditdurchführung.

Wie Sie sich optimal auf ein internes Audit vorbereiten

Für eine effektive Auditvorbereitung sollten Unternehmen folgende Schritte beachten:

✅ Überprüfen Sie Ihre Prozesse und Dokumente – Sind Arbeitsanweisungen, Checklisten und Aufzeichnungen aktuell und normkonform?

✅ Führen Sie eine Selbstbewertung durch – Identifizieren Sie mögliche Schwachstellen, bevor das Audit beginnt.

✅ Schulen Sie Ihre Mitarbeiter – Erklären Sie den Zweck des Audits und bereiten Sie Teams auf mögliche Fragen vor.

✅ Nutzen Sie Checklisten – Strukturierte Auditfragen helfen, den Auditprozess effizient zu gestalten.

✅ Planen Sie Zeit für Nachbesserungen ein – Falls Unstimmigkeiten auftreten, können diese vor dem nächsten Audit behoben werden.

Eine gute Vorbereitung minimiert Unsicherheiten und trägt dazu bei, dass das Audit reibungslos abläuft.

Wie formuliere ich gute Audit-Fragen?

Gut formulierte Audit-Fragen sind entscheidend für den Erfolg eines internen Audits. Sie helfen Auditoren, fundierte Informationen über Prozesse, Normkonformität und Verbesserungspotenziale zu erhalten. Statt geschlossener Fragen, die nur mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können, sollten offene Fragen gestellt werden, um tiefere Einblicke zu gewinnen.

Grundprinzipien für effektive Audit-Fragen:

✅ Offene Formulierung: Fragen sollten zu ausführlichen Antworten anregen (z. B. „Wie stellen Sie sicher, dass die Anforderungen aus Arbeitsanweisungen eingehalten werden?“ statt „Erfüllen Sie die Arbeitsanweisungen?“).

✅ Neutralität bewahren: Vermeiden Sie suggestive Fragen, die bereits eine bestimmte Antwort erwarten („Sie dokumentieren Ihre Prozesse doch immer korrekt, oder?“).

✅ Prozessorientierung sicherstellen: Fragen sollten den gesamten Ablauf eines Prozesses beleuchten und nicht nur einzelne Aspekte hinterfragen.

✅ Normbezug berücksichtigen: Fragen sollten auf die Anforderungen der jeweiligen Norm (z. B. ISO 9001) abgestimmt sein.

✅ Fokus auf Verbesserungsmöglichkeiten: Stellen Sie Fragen, die gezielt Potenziale zur Effizienzsteigerung und Risikominimierung aufdecken.

Beispiele für gut formulierte Audit-Fragen:

❓ Wie wird sichergestellt, dass alle relevanten Dokumente aktuell sind und genutzt werden?

❓ Wie gehen Sie mit Fehlern oder Prozessabweichungen um?

❓ Welche Maßnahmen wurden umgesetzt, um die Prozessqualität zu verbessern?

❓ Wie wird die Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen überprüft?

❓ Welche Risiken sehen Sie in Ihrem Bereich und wie werden diese minimiert?

Gut formulierte Audit-Fragen ermöglichen eine fundierte Analyse der Unternehmensprozesse und helfen dabei, kontinuierliche Verbesserungen anzustoßen.

Welche Fragen werden bei einem internen Audit häufig gestellt?

Während eines internen Audits stellen Auditoren gezielt Fragen, um die Normkonformität und Prozessqualität zu überprüfen. Hier sind einige typische Audit-Fragen, die in internen Audits häufig vorkommen:

1. Allgemeine Fragen zur Qualitätspolitik und Unternehmensstrategie

✔ Wie stellt das Unternehmen sicher, dass alle Mitarbeitenden die Qualitätspolitik kennen und verstehen?

✔ Welche Qualitätsziele wurden definiert, und wie wird deren Erreichung gemessen?

✔ Welche Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung wurden in den letzten Monaten umgesetzt?

2. Fragen zu Dokumentation und Prozessen

✔ Wie wird sichergestellt, dass Arbeitsanweisungen aktuell und für alle Mitarbeitenden zugänglich sind?

✔ Welche Prozesse gibt es für die Freigabe, Überprüfung und Aktualisierung von Dokumenten?

✔ Wie werden Änderungen in Prozessen dokumentiert und kommuniziert?

3. Fragen zu Fehler- und Reklamationsmanagement

✔ Wie geht das Unternehmen mit Kundenreklamationen um?

✔ Welche Maßnahmen wurden aus vergangenen Fehlern abgeleitet, um Wiederholungen zu vermeiden?

✔ Gibt es ein systematisches Verfahren zur Fehleranalyse, z. B. mit der 5-Why-Methode oder Ishikawa-Diagramm?

4. Fragen zu Schulung und Kompetenzmanagement

✔ Wie wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden die erforderlichen Kompetenzen für ihre Aufgaben besitzen?

✔ Welche Schulungen wurden in den letzten 12 Monaten durchgeführt?

✔ Wie werden neue Mitarbeitende in qualitätsrelevante Prozesse eingewiesen?

5. Fragen zu internen Audits und Managementbewertung

✔ Wie oft werden interne Audits durchgeführt, und wie werden die Ergebnisse genutzt?

✔ Welche Maßnahmen wurden aus vergangenen internen Audits abgeleitet?

✔ Wie wird die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems überprüft?

Indem sich Unternehmen gezielt auf diese Fragen vorbereiten, können sie interne Audits effizienter und gewinnbringender gestalten.

Erfolgreiche Audit-Praxis: Best Practices aus der Industrie

Viele Unternehmen nutzen interne Audits nicht nur als Kontrollinstrument, sondern als Werkzeug zur Prozessverbesserung. Hier sind drei Praxisbeispiele aus verschiedenen Branchen, die zeigen, wie interne Audits effektiv genutzt werden können.

1. Produktionsunternehmen: Prozessstabilität durch risikobasierte Audits

Ein mittelständischer Automobilzulieferer führte früher jährliche interne Audits nach einem festen Plan durch. Dabei wurden oft nur formale Anforderungen überprüft. Durch die Einführung risikobasierter Audits werden nun gezielt kritische Prozesse stärker auditiert. Das Ergebnis:

✅ 30 % weniger Produktionsfehler durch gezielte Prozessverbesserungen.

✅ Schnellere Identifikation von Engpässen und Qualitätsproblemen.

2. Dienstleistungsbranche: Effizienzsteigerung durch digitale Auditprozesse

Ein IT-Dienstleister ersetzte manuelle Audit-Dokumentationen durch ein digitales Audit-Tracking-Tool. Dies führte zu:

✅ 50 % weniger Zeitaufwand für die Audit-Durchführung.

✅ Echtzeit-Überwachung von Maßnahmen und deren Wirksamkeit.

✅ Bessere Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Audit-Ergebnissen.

3. Logistikunternehmen: Mitarbeitereinbindung und Schulung

Ein international tätiges Logistikunternehmen hatte Probleme mit der Audit-Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Durch regelmäßige Schulungen und Workshops wurden Audits als Chance zur Verbesserung statt als Kontrolle wahrgenommen. Die Ergebnisse:

✅ Höhere Beteiligung der Mitarbeitenden an Prozessoptimierungen.

✅ Verbesserte Identifikation von Schwachstellen durch Praxiserfahrung der Mitarbeitenden.

Diese Beispiele zeigen, dass interne Audits – richtig eingesetzt – einen nachhaltigen Mehrwert für Unternehmen bieten.

Wie interne Audits die Unternehmenskultur positiv beeinflussen

Interne Audits werden oft als reine Kontrollmaßnahme gesehen, doch sie bieten eine große Chance zur Verbesserung der Unternehmenskultur. Unternehmen, die Audits strategisch nutzen, profitieren von engagierteren Mitarbeitenden, besserem Qualitätsbewusstsein und effizienteren Prozessen.

1. Förderung einer offenen Fehlerkultur

🔹 Interne Audits ermöglichen es, Fehler als Lernchance zu nutzen, statt sie als Kritikpunkt zu sehen.

🔹 Wenn Audit-Ergebnisse offen kommuniziert werden, entsteht ein gemeinsames Verständnis für Verbesserungsbedarf.

2. Stärkung des Prozessbewusstseins

🔹 Durch regelmäßige Audits werden Mitarbeitende für Prozessqualität sensibilisiert.

🔹 Audits helfen, ineffiziente Abläufe zu identifizieren und aktiv zu verbessern.

3. Erhöhung der Mitarbeiterbeteiligung

🔹 Wenn Mitarbeitende aktiv in die Auditprozesse einbezogen werden, fühlen sie sich wertgeschätzt und tragen selbst zu Verbesserungen bei.

🔹 Unternehmen, die Mitarbeiterbefragungen in Audits integrieren, erhalten wertvolle Rückmeldungen aus der Praxis.

4. Transparenz und Vertrauen schaffen

🔹 Klare Kommunikation über Auditziele und Ergebnisse sorgt für mehr Vertrauen in die Managemententscheidungen.

🔹 Offene Diskussionen über Verbesserungspotenziale fördern eine positive Unternehmenskultur.

5. Nachhaltige Verbesserung statt einmaliger Kontrolle

🔹 Audits sollten nicht nur bestehende Standards überprüfen, sondern zur kontinuierlichen Verbesserung beitragen.

🔹 Unternehmen, die Audit-Ergebnisse in langfristige Qualitätsstrategien einbinden, steigern ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig.

Interne Audits als Chance für Ihr Unternehmen

Ein internes Audit ist nicht nur eine Überprüfung, sondern eine wertvolle Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung. Unternehmen, die interne Audits strategisch einsetzen, profitieren von effizienteren Prozessen, geringeren Risiken und einer besseren Vorbereitung auf externe Zertifizierungen.

Unser Tipp: Sehen Sie interne Audits nicht als reine „Pflichtübung“, sondern als Werkzeug zur Optimierung Ihrer Abläufe. Nutzen Sie sie, um echte Verbesserungen zu erreichen – das steigert langfristig die Qualität und Effizienz Ihres Unternehmens.

Lesen Sie auch unseren Artikel über die meistgenutzten Qualitätsmethoden und erfahren Sie, wie Sie Ihre Auditprozesse noch weiter optimieren können.

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