Wer eine QM-Software auswählen möchte, sollte nicht allein auf den Funktionsumfang achten. Viele Lösungen bieten zahlreiche Module, Auswertungen und digitale Möglichkeiten. Doch nicht jede Funktion schafft im Arbeitsalltag einen tatsächlichen Mehrwert. Entscheidend ist vielmehr, welche Anforderungen ein Unternehmen an sein Qualitätsmanagement stellt und welche Prozesse eine Software konkret unterstützen soll.
Wer eine QM-Software auswählen möchte, sollte deshalb nicht mit dem Vergleich möglichst langer Funktionslisten beginnen. Zunächst lohnt sich ein Blick auf die eigenen Abläufe: Welche Informationen benötigen Mitarbeitende regelmäßig? Wo entstehen unnötige Rückfragen oder doppelte Datenpflege? Welche Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Nachweise sollen sich zentral organisieren lassen?
Auch die Unternehmensstruktur spielt eine wichtige Rolle. Eine Lösung für wenige Nutzer und überschaubare Prozesse muss andere Anforderungen erfüllen als eine QM-Software für mehrere Abteilungen, Standorte oder Managementsysteme. Wer eine QM-Software auswählen möchte, sollte deshalb auch die spätere Nutzung im Arbeitsalltag berücksichtigen. Hinzu kommen Fragen zu Rollen und Berechtigungen, Schnittstellen, Datenschutz, Betriebsform und Benutzerfreundlichkeit.
Dieser Beitrag zeigt, welche Funktionen Unternehmen bei der Auswahl einer QM-Software tatsächlich berücksichtigen sollten. Außerdem erfahren Sie, warum nicht die Anzahl der Features entscheidet und welche Kriterien helfen, eine Lösung zu finden, die zum eigenen Qualitätsmanagement und zum Arbeitsalltag der Nutzer passt.
QM-Software auswählen: Anforderungen zuerst klären
Bevor Unternehmen eine QM-Software auswählen, sollten sie ihre eigenen Anforderungen möglichst konkret bestimmen. Denn eine QM-Software kann nur dann sinnvoll unterstützen, wenn klar ist, welche Prozesse, Informationen und Aufgaben sie abbilden soll.
Ein guter Ausgangspunkt sind deshalb nicht die Produktseiten verschiedener Anbieter, sondern die bestehenden Abläufe im Unternehmen. Wo liegen qualitätsrelevante Informationen heute? Welche Personen arbeiten damit? Welche Aufgaben verursachen regelmäßig zusätzlichen Verwaltungsaufwand? Und an welchen Stellen entstehen Medienbrüche, Rückfragen oder doppelte Dateneingaben?
Dabei hilft es, zwischen notwendigen Anforderungen und zusätzlichen Wünschen zu unterscheiden. Eine Funktion kann technisch interessant sein, ohne für den tatsächlichen Arbeitsablauf relevant zu sein. Umgekehrt können scheinbar einfache Anforderungen – beispielsweise klare Verantwortlichkeiten oder ein schneller Zugriff auf aktuelle Nachweise – im Alltag einen erheblichen Nutzen haben.
Auch die späteren Nutzer sollten frühzeitig in die Betrachtung einfließen. QM-Verantwortliche haben häufig andere Anforderungen als Führungskräfte oder Mitarbeitende aus Fachabteilungen. Je genauer Unternehmen diese unterschiedlichen Perspektiven kennen, desto gezielter können sie Lösungen vergleichen.
Der Anforderungskatalog sollte deshalb aus den eigenen Prozessen entstehen und nicht aus der Funktionsliste eines Softwareanbieters. Erst wenn die wichtigsten Anforderungen feststehen, lässt sich sinnvoll beurteilen, welche QM-Software tatsächlich zum Unternehmen passt.
Welche Funktionen eine QM-Software wirklich braucht
Nicht jedes Unternehmen benötigt denselben Funktionsumfang. Welche Funktionen relevant sind, hängt unter anderem von den bestehenden QM-Prozessen, der Anzahl der Nutzer und der organisatorischen Struktur ab.
Statt möglichst viele Funktionen zu sammeln, sollten Unternehmen prüfen, welche Bereiche sie tatsächlich digital unterstützen möchten. Einige Funktionsgruppen spielen dabei besonders häufig eine Rolle.
Dokumente und Nachweise zentral verwalten
Dokumente und Nachweise gehören zu den zentralen Informationsquellen im Qualitätsmanagement. Mitarbeitende müssen benötigte Unterlagen schnell finden und erkennen können, welche Informationen aktuell sind.
Eine QM-Software kann dabei unterstützen, qualitätsrelevante Informationen zentral zu strukturieren und unterschiedliche Ablageorte zu reduzieren. Je nach Lösung lassen sich beispielsweise Dokumentversionen, Freigaben oder zugehörige Nachweise nachvollziehbar organisieren.
Entscheidend bleibt jedoch der konkrete Bedarf. Nicht jedes Unternehmen benötigt ein umfangreiches Dokumentenmanagement. Wichtig ist vielmehr, dass die gewählte Lösung zur vorhandenen Dokumentenstruktur und zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen passt.
Aufgaben, Maßnahmen und Fristen verfolgen
Qualitätsmanagement erzeugt regelmäßig Aufgaben: aus Abweichungen, Audits, Verbesserungsprozessen oder anderen QM-Aktivitäten. Sobald mehrere Personen beteiligt sind, gewinnen klare Zuständigkeiten und Fristen an Bedeutung.
Eine geeignete QM-Software kann Verantwortliche, Termine und Bearbeitungsstände transparent zusammenführen. Dadurch müssen Mitarbeitende weniger Informationen aus einzelnen Listen, E-Mails oder Notizen zusammensuchen.
Für die Auswahl ist deshalb relevant, wie das Unternehmen Aufgaben heute organisiert und welche Transparenz künftig erforderlich ist. Ein detailliertes Maßnahmenmanagement braucht nicht jede Organisation. Eine klare Übersicht über offene Aufgaben und Verantwortlichkeiten kann dagegen bereits einen wesentlichen Nutzen schaffen.
Audits digital unterstützen
Auch interne Audits können Anforderungen an eine QM-Software stellen. Planung, Durchführung, Feststellungen, Nachweise und Folgemaßnahmen erzeugen miteinander verbundene Informationen, die Unternehmen über einen längeren Zeitraum nachvollziehen müssen.
Welche Funktionen dafür notwendig sind, hängt vom Umfang und von der Komplexität der Auditprozesse ab. Unternehmen mit wenigen Audits haben andere Anforderungen als Organisationen mit mehreren Standorten, Auditoren oder Managementsystemen.
Bei der Auswahl sollte deshalb nicht allein entscheidend sein, ob eine Software grundsätzlich ein Auditmodul anbietet. Wichtiger ist, ob dessen Aufbau zum tatsächlichen Auditprozess des Unternehmens passt.
Verantwortlichkeiten und Freigaben abbilden
Ein digitales QM-System sollte nicht nur Informationen speichern. Ebenso wichtig ist die Frage, wer bestimmte Informationen bearbeiten, prüfen oder freigeben darf.
Klare Verantwortlichkeiten unterstützen nachvollziehbare Abläufe und verhindern, dass Aufgaben oder Entscheidungen zwischen verschiedenen Beteiligten verloren gehen. Besonders bei mehreren Abteilungen oder Standorten gewinnt eine eindeutige Zuordnung an Bedeutung.
Unternehmen sollten deshalb bereits bei der Auswahl prüfen, ob sich ihre Rollen und Verantwortlichkeiten sinnvoll in der QM-Software abbilden lassen.
Auswertungen und Überblick ermöglichen
Auswertungen sind dann hilfreich, wenn sie konkrete Fragen beantworten. Welche Aufgaben sind noch offen? Wo laufen Fristen ab? Welche Vorgänge benötigen Aufmerksamkeit? Welche Informationen braucht die verantwortliche Person für eine Entscheidung?
Eine große Anzahl an Diagrammen und Dashboards schafft nicht automatisch mehr Transparenz. Entscheidend ist, ob Nutzer relevante Informationen schnell erkennen und für ihre Aufgaben verwenden können.
Unternehmen, die eine QM-Software auswählen, sollten deshalb prüfen, welche Auswertungen sie tatsächlich benötigen. Eine übersichtliche Darstellung weniger relevanter Kennzahlen kann im Arbeitsalltag hilfreicher sein als ein umfangreiches Dashboard mit Informationen, die kaum jemand nutzt.
Rollen und Berechtigungen nicht unterschätzen
Bei der Auswahl einer QM-Software spielen Rollen und Berechtigungen eine wichtige Rolle. Nicht jeder Nutzer benötigt Zugriff auf dieselben Informationen oder Funktionen. Während QM-Verantwortliche beispielsweise Prozesse verwalten und Auswertungen benötigen, arbeiten andere Mitarbeitende möglicherweise nur mit einzelnen Aufgaben oder Dokumenten.
Ein durchdachtes Rollen- und Berechtigungskonzept schafft hier klare Strukturen. Unternehmen können festlegen, wer Informationen ansehen, bearbeiten, prüfen oder freigeben darf. Das erleichtert die Zusammenarbeit und schützt gleichzeitig sensible oder nicht relevante Daten vor unnötigem Zugriff.
Besonders wichtig wird dieser Punkt, wenn mehrere Abteilungen, Standorte oder unterschiedliche Nutzergruppen mit derselben QM-Software arbeiten. Starre Berechtigungen können den Arbeitsalltag erschweren. Zu weit gefasste Zugriffsrechte schaffen dagegen unnötige Risiken.
Unternehmen sollten deshalb bereits bei der Auswahl prüfen, ob sich Rollen und Berechtigungen flexibel an die eigene Organisation anpassen lassen. Dabei zählt nicht die größtmögliche Anzahl verschiedener Benutzerrollen, sondern eine verständliche und praktikable Rechtevergabe.
Schnittstellen: Muss eine QM-Software mit anderen Systemen verbunden sein?
Eine QM-Software arbeitet im Unternehmen selten vollkommen isoliert. Je nach vorhandener IT-Landschaft können Informationen bereits in ERP-Systemen, Dokumentenmanagementsystemen oder anderen Anwendungen vorhanden sein. Wer eine QM-Software auswählen möchte, sollte deshalb prüfen, welche Schnittstellen zu bestehenden Systemen tatsächlich notwendig sind.
Schnittstellen können sinnvoll sein, wenn sie doppelte Dateneingaben vermeiden oder regelmäßig benötigte Informationen zuverlässig zwischen Systemen übertragen. Müssen Mitarbeitende beispielsweise dieselben Stammdaten an mehreren Stellen pflegen, steigt nicht nur der Aufwand. Auch unterschiedliche Datenstände können entstehen.
Trotzdem benötigt nicht jedes Unternehmen zahlreiche Integrationen. Jede zusätzliche Schnittstelle erhöht die technische Komplexität und kann zusätzlichen Pflegeaufwand verursachen. Eine Verbindung sollte deshalb einen konkreten Nutzen für den jeweiligen Prozess haben.
Vor der Entscheidung lohnt sich eine einfache Bestandsaufnahme: Welche Informationen liegen bereits in anderen Systemen? Welche davon braucht die QM-Software tatsächlich? Und an welchen Stellen verursacht eine manuelle Übertragung heute relevante Probleme?
Cloud, SaaS oder On-Premise: Welche Betriebsform passt?
Neben den Funktionen gehört auch die technische Betriebsform zu den Auswahlkriterien. Unternehmen sollten früh klären, ob sie eine cloudbasierte Lösung nutzen oder die Software innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur betreiben möchten.
Bei einer SaaS-Lösung stellt der Anbieter die Software in der Regel als Dienst über das Internet bereit und übernimmt zentrale Aufgaben rund um Betrieb und Aktualisierung. Dadurch benötigt das Unternehmen weniger eigene technische Infrastruktur. Gleichzeitig sollte es genau prüfen, wo die Daten liegen und welche vertraglichen sowie organisatorischen Bedingungen gelten.
Bei einer On-Premise-Lösung betreibt das Unternehmen die Software dagegen innerhalb der eigenen Infrastruktur. Das ermöglicht mehr direkte Kontrolle über den technischen Betrieb, erfordert jedoch entsprechende IT-Ressourcen für Administration, Wartung und Aktualisierungen.
Eine pauschal bessere Variante gibt es nicht. Unternehmensgröße, vorhandene IT-Ressourcen, interne Vorgaben und Anforderungen an den Umgang mit Daten beeinflussen die Entscheidung. Deshalb sollte die Betriebsform zur eigenen Organisation passen und nicht nur nach technischen Vorlieben ausgewählt werden.
Datenschutz und Datensicherheit als Auswahlkriterium
Unternehmen, die eine QM-Software auswählen, sollten auch den Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten berücksichtigen. Dazu gehören beispielsweise Dokumente, Auditinformationen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten oder interne Nachweise. Datenschutz und Datensicherheit sollten deshalb bereits bei der Auswahl einer QM-Software berücksichtigt werden.
Unternehmen sollten unter anderem prüfen, wo der Anbieter Daten speichert, wie er Zugriffe absichert und welche Möglichkeiten zur Rechtevergabe bestehen. Bei personenbezogenen Daten kommen zusätzlich die jeweils relevanten datenschutzrechtlichen Anforderungen hinzu.
Auch organisatorische Fragen sind wichtig. Wer erhält administrativen Zugriff? Wie lassen sich Zugriffsrechte ändern, wenn Mitarbeitende ihre Funktion wechseln oder das Unternehmen verlassen? Welche Möglichkeiten bestehen für Datensicherung und Wiederherstellung?
Nicht jede Organisation hat dabei dieselben Anforderungen. Entscheidend ist, dass Unternehmen ihre eigenen Schutzbedarfe kennen und nachvollziehen können, wie die gewählte Lösung damit umgeht.
Usability und Nutzerakzeptanz: Eine gute Software muss im Alltag funktionieren
Eine umfangreiche QM-Software bringt wenig, wenn Mitarbeitende sie im Arbeitsalltag nur ungern oder mit unnötigem Aufwand nutzen. Benutzerfreundlichkeit gehört deshalb zu den wichtigen Auswahlkriterien.
Nutzer sollten häufig benötigte Informationen schnell finden und typische Aufgaben ohne komplizierte Umwege erledigen können. Eine verständliche Navigation, klare Eingabemasken und nachvollziehbare Abläufe erleichtern den täglichen Umgang mit der Software.
Dabei lohnt sich der Blick auf unterschiedliche Nutzergruppen. QM-Verantwortliche arbeiten möglicherweise täglich mit dem System, während andere Mitarbeitende nur gelegentlich eine Aufgabe bearbeiten, einen Nachweis hochladen oder eine Information abrufen. Gerade für seltene Nutzer sollte die Bedienung möglichst selbsterklärend bleiben.
Eine komplizierte Lösung kann dazu führen, dass Mitarbeitende erneut eigene Excel-Listen, lokale Dateien oder andere Nebenlösungen verwenden. Damit gehen genau die Transparenz und zentrale Struktur verloren, die eine QM-Software eigentlich schaffen soll.
Deshalb sollte die praktische Bedienbarkeit bei einem Softwarevergleich ebenso berücksichtigt werden wie der Funktionsumfang.
Mehr Funktionen bedeuten nicht automatisch die bessere QM-Software
Lange Funktionslisten wirken bei einem Softwarevergleich zunächst attraktiv. Wenn Unternehmen eine QM-Software auswählen, sagt die Länge der Funktionsliste nur begrenzt etwas über die tatsächliche Eignung der Lösung aus.
Funktionen, die niemand benötigt, können Menüs und Prozesse unnötig komplex machen. Gleichzeitig verursachen sie möglicherweise zusätzlichen Konfigurations-, Pflege- oder Schulungsaufwand. Unternehmen sollten deshalb nicht danach fragen, welche Lösung die meisten Möglichkeiten bietet, sondern welche Funktionen sie für ihre konkreten Anforderungen brauchen.
Zu stark begrenzen sollte man den Funktionsumfang ebenfalls nicht. Verändern sich Prozesse, wächst das Unternehmen oder kommen weitere Nutzer hinzu, können neue Anforderungen entstehen. Eine geeignete Lösung sollte deshalb genügend Entwicklungsmöglichkeiten bieten, ohne den aktuellen Arbeitsalltag unnötig zu verkomplizieren.
Der passende Funktionsumfang liegt somit zwischen zwei Extremen: Die QM-Software sollte die notwendigen Prozesse zuverlässig unterstützen und gleichzeitig übersichtlich genug für den täglichen Einsatz bleiben.
Der Anbieter zählt mit
Wenn Unternehmen eine QM-Software auswählen, entscheiden sie nicht nur über Funktionen und Technik. Auch der Anbieter beeinflusst, wie gut sich eine Lösung langfristig nutzen lässt.
Ein wichtiger Punkt ist der Support. Unternehmen sollten prüfen, wie sie bei Fragen Unterstützung erhalten, welche Ansprechpartner verfügbar sind und welche Hilfestellungen der Anbieter für seine Software bereitstellt.
Ebenso relevant ist die Weiterentwicklung der Lösung. Anforderungen können sich verändern, neue technische Möglichkeiten entstehen und Unternehmen selbst wachsen. Deshalb lohnt sich ein Blick darauf, wie der Anbieter sein Produkt pflegt und weiterentwickelt.
Für KMU kann außerdem wichtig sein, ob ein Anbieter ihre typischen Strukturen und begrenzten personellen Ressourcen berücksichtigt. Eine technisch leistungsfähige Lösung hilft wenig, wenn ihr Betrieb dauerhaft mehr Aufwand erzeugt, als das Unternehmen sinnvoll leisten kann.
Checkliste: Welche Anforderungen sollte eine QM-Software erfüllen?
Vor dem Vergleich konkreter Lösungen können Unternehmen ihre wichtigsten Anforderungen in einer Checkliste festhalten. Die folgenden Fragen helfen dabei:
- Welche QM-Prozesse soll die Software unterstützen?
- Welche Personen und Abteilungen sollen mit der QM-Software arbeiten?
- Welche Informationen müssen zentral verfügbar sein?
- Welche Rollen und Berechtigungen benötigen die verschiedenen Nutzer?
- Welche Aufgaben, Maßnahmen und Fristen sollen sich verfolgen lassen?
- Welche Auswertungen benötigen die Verantwortlichen tatsächlich?
- Welche Schnittstellen zu bestehenden Systemen sind erforderlich?
- Welche Betriebsform passt zur vorhandenen IT-Struktur?
- Welche Anforderungen bestehen an Datenschutz und Datensicherheit?
- Können auch gelegentliche Nutzer die Software einfach bedienen?
- Kann die Lösung mit zukünftigen Anforderungen des Unternehmens mitwachsen?
- Welche Unterstützung bietet der Anbieter bei Fragen und Problemen?
Nicht jede Frage hat für jedes Unternehmen dieselbe Bedeutung. Die Checkliste dient deshalb nicht dazu, möglichst viele Anforderungen anzukreuzen. Sie hilft vielmehr dabei, die eigenen Prioritäten festzulegen und verschiedene Lösungen anhand vergleichbarer Kriterien zu betrachten.
Fazit
Wer eine QM-Software auswählen möchte, sollte nicht mit der längsten Funktionsliste beginnen. Entscheidend sind die tatsächlichen Prozesse, Nutzer und Anforderungen des Unternehmens.
Dokumentenverwaltung, Aufgaben, Audits, Berechtigungen oder Auswertungen können wichtige Funktionen darstellen. Hinzu kommen technische und organisatorische Kriterien wie Schnittstellen, Betriebsform, Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit. Auch der Anbieter selbst sollte zum Unternehmen und zu dessen langfristigen Anforderungen passen.
Eine geeignete QM-Software bietet deshalb nicht möglichst viele Funktionen, sondern die richtigen Funktionen für den konkreten Einsatz. Je klarer Unternehmen ihre Anforderungen vor dem Vergleich definieren, desto gezielter können sie eine passende Lösung auswählen.
Nach der Auswahl beginnt jedoch die nächste wichtige Phase: Wie lässt sich eine QM-Software sinnvoll in bestehende Strukturen integrieren, ohne alte Probleme einfach in ein neues System zu übertragen? Damit beschäftigt sich der nächste Beitrag dieser Serie: „QM-Software einführen: So gelingt der Wechsel von Excel und Ordnerstrukturen“.