Wer eine QM-Software einführen möchte, sollte nicht mit dem Import alter Dateien beginnen. Zunächst lohnt es sich, bestehende Prozesse, Verantwortlichkeiten und Informationswege zu prüfen. Denn eine neue Software verbessert den Arbeitsalltag nur dann, wenn sie klare Abläufe unterstützt und vorhandene Strukturen sinnvoll weiterentwickelt.
Gerade beim Wechsel von Excel-Listen, gemeinsamen Ordnern, Word-Dokumenten und E-Mail-Abstimmungen entsteht schnell der Wunsch, möglichst viele bestehende Inhalte direkt in das neue System zu übertragen. Doch eine vollständige Übernahme ist nicht immer sinnvoll. Doppelte Ablagen, unklare Zuständigkeiten oder unnötig komplizierte Freigabewege können sonst einfach in die neue Umgebung mitwandern.
Unternehmen sollten deshalb vor der Einführung festlegen, welche Prozesse sie künftig digital unterstützen möchten, welche Informationen weiterhin benötigt werden und wie Mitarbeitende mit der Software arbeiten sollen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine QM-Software einführen, bestehende Strukturen sinnvoll vorbereiten und den Wechsel von Excel und Ordnerstrukturen Schritt für Schritt organisieren.
Eine QM-Software einführen heißt nicht, bestehende Abläufe einfach zu digitalisieren
Die Einführung einer QM-Software bietet die Gelegenheit, bestehende Abläufe neu zu betrachten. Dabei müssen funktionierende Prozesse nicht grundsätzlich verändert werden. Sinnvoll ist jedoch zu prüfen, ob alle bisherigen Schritte weiterhin notwendig sind und ob sie auch in einer digitalen Umgebung einen echten Zweck erfüllen.
In vielen Unternehmen pflegen Mitarbeitende dieselben Informationen an mehreren Stellen. Verantwortlichkeiten stehen beispielsweise in einer Excel-Liste, Termine zusätzlich im Kalender und aktuelle Bearbeitungsstände werden per E-Mail abgestimmt. Solche Strukturen entstehen häufig über Jahre und wirken irgendwann selbstverständlich.
Wer eine QM-Software einführen möchte, sollte deshalb nicht nur überlegen, wie sich bestehende Dateien und Ordner technisch übertragen lassen. Wichtiger ist die Frage, wie der jeweilige Prozess künftig funktionieren soll und welche Informationen die Beteiligten dafür tatsächlich benötigen.
Auch komplexe Freigabewege oder zahlreiche Sonderfälle sollten Unternehmen vor der Digitalisierung überprüfen. Eine moderne Software kann zwar viele verschiedene Workflows abbilden. Trotzdem ist es nicht sinnvoll, jeden bestehenden Ablauf unverändert zu übernehmen.
Das Ziel sollte darin bestehen, Prozesse übersichtlicher zu gestalten, Verantwortlichkeiten klarer zuzuordnen und unnötige Doppelarbeit zu reduzieren. Erst dann kann die Software ihre Vorteile im Arbeitsalltag tatsächlich ausspielen.
QM-Prozesse vor der Einführung analysieren
Bevor Unternehmen eine neue Software konfigurieren, sollten sie zunächst die Prozesse betrachten, die sie später darin abbilden möchten. Dafür ist keine vollständige Neugestaltung des Qualitätsmanagements notwendig. Häufig reicht eine strukturierte Bestandsaufnahme der wichtigsten Abläufe.
Den tatsächlichen Prozessablauf erfassen
Prozessbeschreibungen zeigen nicht immer, wie ein Ablauf im Arbeitsalltag tatsächlich funktioniert. Deshalb sollten Unternehmen auch die Mitarbeitenden einbeziehen, die regelmäßig mit den jeweiligen Prozessen arbeiten.
Hilfreich sind dabei zum Beispiel folgende Fragen:
- Welche Personen oder Funktionen sind beteiligt?
- Wer trägt die Verantwortung?
- Welche Informationen und Dokumente werden benötigt?
- Wo entstehen Medienbrüche?
- Welche Daten werden mehrfach gepflegt?
- Welche Schritte verursachen regelmäßig Rückfragen oder Verzögerungen?
- Welche Abläufe funktionieren bereits gut?
Auf diese Weise lässt sich erkennen, welche Teile eines Prozesses sinnvoll digital unterstützt werden können und wo zunächst organisatorischer Klärungsbedarf besteht.
Gewachsene Routinen von notwendigen Prozessschritten unterscheiden
Nicht jeder bestehende Arbeitsschritt ist fachlich erforderlich. Manche Abläufe entstehen lediglich aufgrund der bisher verwendeten Werkzeuge.
Versenden Mitarbeitende beispielsweise regelmäßig eine Excel-Datei per E-Mail, damit mehrere Personen den aktuellen Stand kennen, gehört dieser Versand nicht zwingend zum eigentlichen Prozess. Er kompensiert vielmehr die Tatsache, dass die Informationen bisher nicht zentral verfügbar sind.
In einer QM-Software kann ein solcher Zwischenschritt entfallen, wenn berechtigte Nutzer direkt auf den aktuellen Stand zugreifen können.
Gerade deshalb lohnt es sich, bestehende Routinen vor der Einführung zu hinterfragen. So verhindern Unternehmen, dass überholte Arbeitsweisen lediglich von Excel oder Ordnerstrukturen in ein neues digitales System verschoben werden.
Daten und Dokumente gezielt für die Migration auswählen
Wenn Unternehmen eine QM-Software einführen, stellt sich schnell die Frage, welche bestehenden Daten und Dokumente sie in das neue System übernehmen sollten. Dabei ist eine vollständige Migration nicht automatisch die beste Lösung.
Über Jahre entstehen häufig umfangreiche Ordnerstrukturen mit älteren Versionen, Vorlagen, Excel-Listen, Nachweisen und mehrfach abgelegten Dateien. Übernehmen Unternehmen diese Inhalte ungeprüft, startet die neue Software bereits mit unnötigem Ballast.
Relevante Inhalte von Altbeständen trennen
Vor der Migration sollten Unternehmen deshalb festlegen, welche Informationen künftig tatsächlich benötigt werden.
Hilfreiche Fragen sind zum Beispiel:
- Welche Dokumente sind aktuell noch gültig?
- Welche Nachweise müssen weiterhin verfügbar bleiben?
- Welche Dateien existieren mehrfach?
- Welche Versionen sind veraltet?
- Welche Informationen können archiviert werden?
- Welche Daten müssen vor der Übernahme bereinigt werden?
- Welche Inhalte lassen sich künftig direkt in der Software abbilden und benötigen keine separate Datei mehr?
Diese Auswahl reduziert nicht nur den Aufwand bei der Migration. Sie verbessert auch die Qualität der Daten, mit denen die neue Software später arbeitet.
Daten vor der Übernahme bereinigen
Besonders bei Excel-Listen und älteren Datenbeständen lohnt sich eine Bereinigung vor dem Import.
Typische Probleme sind uneinheitliche Bezeichnungen, unterschiedliche Schreibweisen, fehlende Angaben oder nicht mehr aktuelle Verantwortlichkeiten. Unternehmen sollten solche Fehler nicht automatisch in das neue System übernehmen.
Unternehmen können vor der Migration beispielsweise folgende Punkte prüfen:
- Namen und Bezeichnungen einheitlich verwenden
- Verantwortlichkeiten auf Aktualität prüfen
- doppelte Datensätze entfernen
- Pflichtangaben vervollständigen
- veraltete Einträge archivieren
Je sauberer die Ausgangsdaten sind, desto einfacher lässt sich die neue Struktur später pflegen.
Nicht jede historische Information muss in das neue System
Eine häufige Fehlannahme besteht darin, sämtliche historischen Daten vollständig übernehmen zu müssen.
In vielen Fällen reicht es aus, ältere Informationen geordnet zu archivieren und nur die Daten zu migrieren, die für die zukünftige Arbeit relevant sind. Dabei müssen Unternehmen natürlich interne, vertragliche oder gesetzliche Aufbewahrungsanforderungen berücksichtigen.
Das Ziel der Migration sollte deshalb nicht darin bestehen, die alte Ablage möglichst exakt nachzubauen. Sinnvoller ist eine klare, aktuelle und nachvollziehbare Informationsbasis für die weitere Arbeit.
Migration schrittweise durchführen
Auch die Datenübernahme selbst muss nicht in einem einzigen Schritt erfolgen.
Bei größeren Datenbeständen kann es sinnvoll sein, zunächst einen begrenzten Bereich zu migrieren und die Ergebnisse zu prüfen. So lassen sich Fehler früh erkennen, bevor weitere Inhalte in das System übernommen werden.
Nach einem ersten Import sollten Unternehmen kontrollieren:
- Sind alle benötigten Informationen vorhanden?
- Stimmen die Zuordnungen der Daten?
- Sind Dokumente eindeutig auffindbar?
- Funktionieren Bezeichnungen und Strukturen im Arbeitsalltag?
- Müssen Unternehmen Importregeln oder Zuordnungen anpassen?
Eine schrittweise Migration reduziert das Risiko, größere Datenmengen später erneut korrigieren zu müssen.
Am Ende sollte nur das in die neue QM-Software übernommen werden, was für die zukünftige Arbeit tatsächlich einen Nutzen hat. So entsteht eine übersichtliche Grundlage, anstatt alte Strukturen lediglich an einen neuen Ort zu verschieben.
Verantwortlichkeiten für die Einführung klar festlegen
Eine neue Software betrifft meist mehrere Personen und Bereiche im Unternehmen. Deshalb sollten Verantwortlichkeiten bereits vor dem Start eindeutig feststehen.
Dabei geht es nicht nur um die technische Einrichtung. Unternehmen sollten auch organisatorische Entscheidungen klar zuordnen. Sonst entstehen Verzögerungen, Rückfragen oder unterschiedliche Strukturen innerhalb derselben Anwendung.
Aufgaben im Einführungsprojekt eindeutig zuordnen
Typische Aufgaben während der Einführung sind zum Beispiel:
- Koordination des Einführungsprojekts
- Abstimmung mit dem Softwareanbieter
- Entscheidung über Prozesse und Strukturen
- Vorbereitung und Bereinigung vorhandener Daten
- Einrichtung von Nutzern und Rollen
- Organisation von Schulungen
- Unterstützung der Anwender nach dem Start
In kleineren Unternehmen übernimmt eine Person häufig mehrere dieser Aufgaben. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Beteiligten, sondern eine klare Zuordnung.
Entscheidungen nicht unnötig verteilen
Wenn zu viele Personen über einzelne Details entscheiden müssen, wird die Einführung schnell langsam und kompliziert. Sinnvoll ist deshalb ein kleiner Kreis mit klaren Entscheidungsbefugnissen.
Fachliche Rückmeldungen aus den betroffenen Bereichen bleiben wichtig. Die finale Entscheidung über Strukturen, Bezeichnungen oder Abläufe sollte jedoch eindeutig geregelt sein.
QM-Software einführen und mit einem klar abgegrenzten Bereich starten
Wer eine QM-Software einführen möchte, muss nicht sofort das gesamte Qualitätsmanagement digitalisieren. Ein schrittweiser Einstieg reduziert Komplexität und erleichtert die Anpassung an die tatsächliche Arbeitspraxis.
Ein geeigneter Startbereich sollte überschaubar sein, regelmäßig genutzt werden und genügend Rückmeldungen aus dem Alltag ermöglichen.
Einen geeigneten Pilotbereich auswählen
Für die Pilotphase eignet sich ein Bereich, dessen wichtigste Prozesse das Unternehmen bereits klar definiert hat und in dem die beteiligten Personen aktiv mitarbeiten können.
Weniger geeignet ist ein sehr komplexer Prozess mit zahlreichen Sonderfällen. Dadurch steigt das Risiko, dass die Software bereits zu Beginn unnötig kompliziert eingerichtet wird.
Erfahrungen aus der Pilotphase nutzen
Nach dem ersten Einsatz sollten Unternehmen gezielt prüfen, was gut funktioniert und wo Anpassungen notwendig sind.
Dabei helfen Fragen wie:
- Finden Nutzer die benötigten Informationen schnell?
- Sind Eingaben verständlich aufgebaut?
- Gibt es unnötige Schritte?
- Fehlen wichtige Informationen?
- Entstehen weiterhin Parallelabstimmungen per E-Mail oder Excel?
Erst danach sollte die Lösung auf weitere Bereiche ausgeweitet werden.
Mitarbeitende frühzeitig in die Einführung einbeziehen
Wenn Unternehmen eine QM-Software einführen, hängt die Akzeptanz stark davon ab, wie gut die neue Lösung zum tatsächlichen Arbeitsalltag passt.
Deshalb sollten Unternehmen zukünftige Nutzer nicht erst kurz vor dem Start informieren. Ihre Erfahrungen helfen bereits während der Einführung dabei, unnötige Schritte, unverständliche Bezeichnungen oder praxisferne Abläufe zu erkennen.
Rückmeldungen aus dem Arbeitsalltag berücksichtigen
Mitarbeitende wissen häufig genau, welche Informationen sie benötigen und an welchen Stellen bestehende Abläufe Zeit kosten.
Diese Rückmeldungen sollten strukturiert in die Einführung einfließen. Das bedeutet jedoch nicht, jeden individuellen Wunsch technisch abzubilden. Wichtig ist, zwischen einem echten Prozessbedarf und persönlichen Gewohnheiten zu unterscheiden.
Veränderungen nachvollziehbar erklären
Eine neue Software verändert häufig nicht nur das Werkzeug, sondern auch die Art, wie Informationen gepflegt und weitergegeben werden.
Deshalb sollten Unternehmen früh erklären:
- warum die Software eingeführt wird,
- welche Abläufe sich verändern,
- welche bisherigen Schritte entfallen,
- wo Informationen künftig verbindlich gepflegt werden,
- an wen sich Nutzer bei Fragen wenden können.
Je klarer diese Punkte sind, desto leichter lässt sich die neue Arbeitsweise im Alltag etablieren.
Schulungen an den tatsächlichen Aufgaben der Nutzer ausrichten
Wenn Unternehmen eine QM-Software einführen, reicht eine einmalige allgemeine Schulung selten aus.
Nicht jeder Nutzer benötigt dieselben Funktionen. Mitarbeitende sollten deshalb genau die Abläufe kennenlernen, die sie später selbst anwenden.
Schulungsinhalte nach Nutzergruppen aufteilen
QM-Verantwortliche benötigen in der Regel andere Kenntnisse als Mitarbeitende, die nur gelegentlich Dokumente aufrufen oder Informationen bestätigen.
Schulungen können deshalb nach Aufgaben oder Nutzergruppen aufgebaut werden.
So bleibt der Inhalt übersichtlich und praxisnah.
Direkt mit realen Anwendungsfällen arbeiten
Besonders hilfreich sind Beispiele aus dem eigenen Unternehmen.
Statt nur Funktionen zu erklären, sollte die Schulung typische Situationen aus dem Arbeitsalltag aufgreifen. Nutzer verstehen dadurch schneller, wie sich ihre bisherigen Arbeitsschritte verändern.
Kurze Anleitungen oder interne Hilfestellungen können die Schulung zusätzlich unterstützen.
Excel, Ordner und Parallelstrukturen schrittweise ablösen
Eine neue QM-Software bringt wenig Nutzen, wenn Mitarbeitende dieselben Informationen dauerhaft zusätzlich in Excel-Listen, Ordnern und E-Mails pflegen.
Während einer kurzen Übergangsphase können Parallelstrukturen notwendig sein. Wer eine QM-Software einführen möchte, sollte jedoch früh festlegen, welches System künftig für welche Information verbindlich ist.
Verbindliche Informationsquellen festlegen
Für Nutzer muss eindeutig erkennbar sein, wo sie den aktuellen Stand finden.
Wenn Mitarbeitende eine Information künftig in der QM-Software pflegen, sollten sie keine zweite Excel-Liste mit denselben Daten weiterführen.
Sonst entstehen schnell unterschiedliche Versionen und zusätzliche Pflegearbeit.
Alte Strukturen bewusst außer Betrieb nehmen
Bestehende Dateien und Ordner verschwinden nicht automatisch, nur weil eine neue Software verfügbar ist.
Deshalb sollten Unternehmen für jede bisherige Ablage entscheiden, ob sie:
- weiter benötigt wird,
- nur noch als Archiv dient,
- vollständig ersetzt werden kann.
So lässt sich vermeiden, dass die neue Software lediglich eine zusätzliche Informationsquelle neben mehreren alten Systemen wird.
Typische Fehler bei der Einführung einer QM-Software vermeiden
Auch eine technisch passende Lösung kann im Alltag scheitern, wenn Unternehmen die Einführung unnötig kompliziert gestalten.
Viele Probleme entstehen nicht durch die Software selbst, sondern durch Entscheidungen während der Umsetzung.
Den alten Aufbau vollständig übernehmen
Unternehmen sollten bestehende Ordner, Listen und Prozesse nicht ungeprüft kopieren.
Die Einführung bietet gerade die Chance, überflüssige Strukturen zu reduzieren.
Zu viele Prozesse gleichzeitig digitalisieren
Ein sehr breiter Start erhöht den Abstimmungsaufwand und erschwert die Fehlersuche.
Ein schrittweises Vorgehen schafft mehr Übersicht.
Zu komplexe Workflows einrichten
Zusätzliche Freigaben, Pflichtfelder und Sonderregeln wirken zunächst gründlich. In der Praxis können sie jedoch unnötigen Aufwand verursachen.
Die Einrichtung sollte so einfach wie möglich und nur so komplex wie nötig sein.
Nutzer zu spät einbeziehen
Wenn zukünftige Anwender erst nach Abschluss der Konfiguration mit dem System arbeiten, erkennen Unternehmen praktische Probleme oft sehr spät.
Frühe Rückmeldungen erleichtern Korrekturen.
Alte Systeme dauerhaft parallel weiterführen
Doppelte Pflege reduziert den Nutzen der neuen Lösung und kann zu widersprüchlichen Informationen führen.
Deshalb sollten Unternehmen früh festlegen, wann alte Strukturen abgelöst werden.
Woran Unternehmen eine erfolgreiche Einführung erkennen
Nach dem Start sollten Unternehmen nicht nur prüfen, ob die Software technisch funktioniert.
Entscheidend ist, ob sie den Arbeitsalltag tatsächlich verbessert.
Praktische Veränderungen im Alltag beobachten
Hinweise auf eine erfolgreiche Einführung können sein:
- Informationen lassen sich schneller finden.
- Verantwortlichkeiten sind klarer.
- Doppelte Pflege nimmt ab.
- Rückfragen zum aktuellen Stand werden seltener.
- Mitarbeitende nutzen das System im vorgesehenen Prozess.
- Alte Excel-Listen oder Ordner werden tatsächlich nicht mehr benötigt.
Wenn Nutzer regelmäßig auf alte Ablagen zurückgreifen oder zusätzliche Listen erstellen, sollten Unternehmen prüfen, warum das neue System den tatsächlichen Bedarf noch nicht vollständig abdeckt.
Nach dem Start gezielt nachbessern
Eine Einführung endet nicht am Tag des Go-live.
Erste Erfahrungen zeigen häufig, welche Bezeichnungen, Einstellungen oder Abläufe Unternehmen noch anpassen sollten. Kleine Verbesserungen nach dem Start sind deshalb normal.
Wichtig ist, Änderungen gezielt vorzunehmen und nicht bei jeder einzelnen Rückmeldung sofort neue Sonderlösungen einzubauen.
Fazit: QM-Software erfolgreich einführen
Eine erfolgreiche Einführung beginnt nicht mit möglichst vielen Funktionen, Daten oder Workflows. Entscheidend ist vielmehr, dass Unternehmen ihre bestehenden Abläufe verstehen, relevante Informationen gezielt übernehmen und die zukünftigen Nutzer frühzeitig einbeziehen.
Wer eine QM-Software einführen möchte, sollte deshalb schrittweise vorgehen. Klare Verantwortlichkeiten, ein sinnvoll gewählter Pilotbereich und praxisnahe Schulungen schaffen eine stabile Grundlage. Gleichzeitig ist es wichtig, alte Parallelstrukturen bewusst abzubauen und die neue Software als verbindliche Arbeitsgrundlage zu etablieren.
Dabei gilt: Eine gute Software kann Prozesse unterstützen, Transparenz schaffen und den Arbeitsalltag erleichtern. Sie ersetzt jedoch keine klaren Zuständigkeiten und keine durchdachten Abläufe.
Gerade nach dem Go-live zeigt sich, ob die Einführung im Alltag funktioniert. Unternehmen sollten deshalb beobachten, wo Nutzer weiterhin auf Excel, E-Mail oder alte Ordnerstrukturen zurückgreifen. Solche Rückmeldungen liefern wichtige Hinweise für gezielte Verbesserungen.
Im nächsten Beitrag der Serie geht es um die Frage, wie sich Maßnahmen im Qualitätsmanagement transparent und zentral steuern lassen. Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag „Maßnahmenmanagement digitalisieren: Wie Aufgaben, Fristen und Wirksamkeit transparent bleiben“.