Ein Audit bei Sertiva soll Unternehmen zeigen, wie wirksam ihr Managementsystem im betrieblichen Alltag tatsächlich funktioniert. Für viele Geschäftsführungen und Mitarbeitende ist ein bevorstehendes Zertifizierungsaudit dennoch zunächst mit Unsicherheit verbunden: Welche Fragen stellt der Auditor? Welche Nachweise werden betrachtet? Und wie läuft die Prüfung in der Praxis ab?
Im Mittelpunkt eines Audits steht nicht die Suche nach einzelnen Fehlern oder verantwortlichen Personen. Bewertet wird vielmehr, ob festgelegte Prozesse nachvollziehbar umgesetzt werden, Verantwortlichkeiten bekannt sind und das Managementsystem die Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele wirksam unterstützt. Sertiva beschreibt seinen Ansatz entsprechend als Prüfung der gelebten Praxis statt einer ausschließlichen Kontrolle umfangreicher Dokumentationen.
Dabei stützt sich die Bewertung auf Gespräche, geeignete Nachweise und ausgewählte Stichproben aus dem Unternehmensalltag. Nach Angaben von Sertiva werden die Audits von IRCA-zertifizierten Auditoren durchgeführt und an den tatsächlichen Strukturen des jeweiligen Unternehmens ausgerichtet. Sertiva verweist dabei auf die Leitlinien der ISO 19011 als Grundlage der Auditdurchführung.
Dieser Beitrag zeigt, wie Auditoren Managementsysteme prüfen, welche Phasen ein Zertifizierungsaudit umfasst und worauf Unternehmen bei der Vorbereitung achten sollten. Außerdem erfahren Sie, welche Nachweise typischerweise relevant sind, wie Mitarbeitende sicher mit Auditsituationen umgehen und wie Feststellungen im Abschlussgespräch eingeordnet werden.
Was Unternehmen bei einem Audit bei Sertiva erwartet
Viele Unternehmen verbinden ein Audit zunächst mit einer klassischen Prüfungssituation. Häufig entsteht die Sorge, dass Auditoren gezielt nach Fehlern suchen oder einzelne Mitarbeitende bewerten. In der Praxis verfolgt ein Audit bei Sertiva jedoch ein anderes Ziel. Im Mittelpunkt steht die objektive Beurteilung, ob das Managementsystem wirksam funktioniert und die Anforderungen der zugrunde liegenden Norm im Unternehmensalltag nachvollziehbar umgesetzt werden.
Ein Zertifizierungsaudit dient dazu, Vertrauen in die Wirksamkeit eines Managementsystems zu schaffen. Bewertet werden nicht einzelne Personen, sondern die Organisation als Ganzes. Auditoren prüfen, ob Prozesse definiert sind, Verantwortlichkeiten bekannt sind und die festgelegten Abläufe tatsächlich gelebt werden. Dabei stehen Transparenz, Nachvollziehbarkeit und die kontinuierliche Verbesserung im Vordergrund.
Ein Audit ist kein persönlicher Leistungstest. Feststellungen dienen dazu, den aktuellen Stand des Managementsystems einzuordnen und Bereiche zu identifizieren, in denen Anforderungen noch nicht vollständig umgesetzt sind.
Der strukturierte Ablauf: So funktioniert ein Audit bei Sertiva
Ein Audit bei Sertiva folgt einem klar aufgebauten Ablauf. Ziel ist es, das Managementsystem nicht nur anhand vorhandener Dokumente zu beurteilen, sondern die tatsächliche Umsetzung der festgelegten Prozesse im Unternehmensalltag nachvollziehbar zu prüfen. Sertiva beschreibt die Auditdurchführung als Bewertung der „gelebten Prozesse“ und betont dabei einen praxisnahen Austausch mit dem Unternehmen.
Der konkrete Auditablauf richtet sich nach der zugrunde liegenden Norm, dem festgelegten Geltungsbereich und den betrieblichen Gegebenheiten. Dennoch lassen sich die wesentlichen Phasen eines Zertifizierungsaudits klar unterscheiden: die organisatorische Vorbereitung, das Eröffnungsgespräch, die eigentliche Prüfung der Prozesse und das abschließende Gespräch über die Auditergebnisse. Die einzelnen Schritte bauen logisch aufeinander auf und schaffen für Unternehmen sowie Auditoren einen transparenten und nachvollziehbaren Ablauf.
Vorbereitung auf ein Audit bei Sertiva
Eine sorgfältige Vorbereitung bildet die organisatorische Grundlage für ein strukturiertes Audit bei Sertiva. Bereits vor dem Audittermin sollten der Geltungsbereich, die zu betrachtenden Unternehmensbereiche, die beteiligten Ansprechpartner und der zeitliche Rahmen abgestimmt werden.
Zu den typischen Vorbereitungspunkten gehören:
- die Abstimmung des Audittermins,
- die Festlegung des Auditumfangs,
- die Klärung des Geltungsbereichs,
- die Benennung relevanter Ansprechpartner,
- die Bereitstellung erforderlicher dokumentierter Informationen,
- die Information der beteiligten Mitarbeitenden.
Die Vorbereitung dient jedoch nicht dazu, kurzfristig eine künstliche „Auditsituation“ aufzubauen. Prozesse sollten nicht nur für den Prüfungstag funktionieren, sondern im betrieblichen Alltag nachvollziehbar angewendet werden. Gerade deshalb empfiehlt es sich, vorhandene Unterlagen auf Aktualität und Verfügbarkeit zu prüfen, ohne zusätzliche Dokumente allein für das Audit zu erstellen.
Für Mitarbeitende ist es hilfreich, den geplanten Ablauf rechtzeitig zu kennen. Sie müssen keine vorformulierten Antworten auswendig lernen. Entscheidend ist vielmehr, dass sie ihre eigenen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe erklären und relevante Nachweise auffinden können.
Praxistipp: Eine gute Auditvorbereitung bedeutet nicht, perfekte Antworten vorzubereiten. Sie bedeutet, sicherzustellen, dass Prozesse verstanden, Verantwortlichkeiten geklärt und notwendige Nachweise verfügbar sind.
Eröffnungsgespräch – der gemeinsame Start in das Audit
Jedes Audit bei Sertiva beginnt mit einem Eröffnungsgespräch. Dieses Gespräch bildet die Grundlage für einen transparenten und strukturierten Auditablauf. Ziel ist es, vor Beginn der eigentlichen Prüfung ein gemeinsames Verständnis über den Ablauf des Audits, den Geltungsbereich sowie die organisatorischen Rahmenbedingungen zu schaffen.
Zu Beginn stellen sich die beteiligten Personen vor und bestätigen den geplanten Auditumfang. Anschließend werden unter anderem der zeitliche Ablauf, die vorgesehenen Unternehmensbereiche, die relevanten Ansprechpartner sowie organisatorische Fragen abgestimmt. Dadurch wissen alle Beteiligten, welche Themen im Laufe des Audits behandelt werden und wie die einzelnen Prozessschritte ablaufen.
Das Eröffnungsgespräch dient noch nicht der fachlichen Bewertung. Es schafft eine gemeinsame Arbeitsgrundlage und macht deutlich, dass sich das Audit auf das Managementsystem und seine Prozesse richtet – nicht auf die persönliche Leistung einzelner Mitarbeitender.
Die Unternehmensleitung kann dabei wesentliche organisatorische Änderungen, neue Standorte oder angepasste Prozesse erläutern, soweit diese für das Audit relevant sind.
Prüfung der Prozesse beim Audit bei Sertiva
Nach dem Eröffnungsgespräch beginnt der eigentliche Kern des Audits. In dieser Phase verschaffen sich die Auditoren ein umfassendes Bild davon, wie das Managementsystem im Unternehmen umgesetzt wird und ob die Anforderungen der jeweiligen Norm im betrieblichen Alltag wirksam angewendet werden.
Dabei steht nicht die Suche nach einzelnen Fehlern im Vordergrund. Ziel ist vielmehr, anhand objektiver Auditnachweise zu beurteilen, ob definierte Prozesse funktionieren, Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sind und die Organisation ihre eigenen Verfahren konsequent anwendet. Entscheidend ist dabei die Übereinstimmung zwischen dokumentierten Informationen und der tatsächlichen betrieblichen Praxis.
Zur Bewertung nutzen Auditoren unterschiedliche Auditmethoden. Je nach Unternehmen, Managementsystem und Geltungsbereich können insbesondere folgende Elemente Bestandteil der Prüfung sein:
- Gespräche mit der Geschäftsführung, Prozessverantwortlichen und Mitarbeitenden,
- Einsicht in dokumentierte Informationen und relevante Aufzeichnungen,
- Nachverfolgung ausgewählter Prozesse über mehrere Prozessschritte hinweg,
- Betrachtung von Schnittstellen zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen,
- stichprobenartige Prüfung von Nachweisen zur objektiven Beurteilung der Prozesswirksamkeit.
Die Auswahl der Nachweise orientiert sich am Auditumfang sowie an den für das Managementsystem relevanten Prozessen und geeigneten Stichproben. Es ist daher weder erforderlich noch üblich, sämtliche Dokumente eines Unternehmens zu prüfen. Vielmehr werden geeignete Stichproben genutzt, um belastbare Aussagen über die Wirksamkeit des Managementsystems treffen zu können.
Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der praktischen Umsetzung. Auditoren betrachten nicht nur, ob Prozesse beschrieben wurden, sondern auch, ob diese im Arbeitsalltag tatsächlich verstanden und angewendet werden. Mitarbeitende müssen dabei keine Normkapitel zitieren oder theoretische Anforderungen erläutern. Entscheidend ist, dass sie ihre Aufgaben nachvollziehbar erklären können und die festgelegten Abläufe entsprechend ihrer Verantwortung umsetzen.
Auch der Umgang mit Abweichungen, Korrekturmaßnahmen, internen Audits und Managementbewertungen fließt in die Bewertung der Wirksamkeit ein.
Abschlussgespräch – Ergebnisse transparent einordnen
Am Ende des Audits werden die wesentlichen Ergebnisse in einem Abschlussgespräch zusammengeführt. Daran nehmen in der Regel die für das Managementsystem verantwortlichen Personen sowie – je nach Organisation und Auditumfang – Vertreter der Geschäftsleitung teil. Ziel ist es, die Auditfeststellungen verständlich darzustellen, offene Fragen zu klären und das weitere Vorgehen transparent zu erläutern. Die ISO 9001 Auditing Practices Group empfiehlt, die oberste Leitung sowohl in das Eröffnungs- als auch in das Abschlussgespräch einzubeziehen.
Der Auditor fasst zusammen, welche Bereiche und Prozesse betrachtet wurden und auf welchen Auditnachweisen die Bewertung beruht. Dabei können bestätigte Stärken des Managementsystems, Hinweise zur Weiterentwicklung und festgestellte Abweichungen angesprochen werden. Entscheidend ist, dass die Ergebnisse nachvollziehbar formuliert und den zugrunde liegenden Anforderungen eindeutig zugeordnet werden.
Eine Abweichung sollte im Abschlussgespräch nicht überraschend erstmals genannt werden. Wesentliche Feststellungen werden üblicherweise bereits während des Audits mit den zuständigen Ansprechpartnern besprochen, damit Sachverhalte geprüft und mögliche Missverständnisse geklärt werden können. Das Abschlussgespräch dient anschließend dazu, die Ergebnisse in ihrem Gesamtzusammenhang darzustellen.
Der Auditor beschreibt die Feststellung und die zugrunde liegenden Nachweise. Ursachenanalyse und Korrekturmaßnahmen legt anschließend das Unternehmen fest. Die Ergebnisse werden im Auditbericht dokumentiert.
Nutzen Sie das Abschlussgespräch nicht nur zur Entgegennahme der Ergebnisse. Fragen Sie nach, wenn eine Feststellung unklar ist, und stellen Sie sicher, dass Verantwortlichkeiten, Fristen und nächste Schritte eindeutig verstanden wurden.
Welche Nachweise werden bei einem Audit bei Sertiva geprüft?
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ein Zertifizierungsaudit vor allem aus der Prüfung umfangreicher Dokumentationen besteht. Tatsächlich bilden dokumentierte Informationen zwar eine wichtige Grundlage der Bewertung, sie stellen jedoch nur einen Teil der gesamten Auditnachweise dar. Entscheidend ist nicht die Anzahl der vorhandenen Dokumente, sondern die Frage, ob sie die tatsächlichen Prozesse nachvollziehbar beschreiben und im Unternehmen wirksam angewendet werden.
Welche Nachweise betrachtet werden, hängt von der zugrunde liegenden Norm, dem Geltungsbereich und den auditierten Prozessen ab. Typische Beispiele sind:
| Bereich | Typische Nachweise |
| Prozesse | Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Aufzeichnungen |
| Verantwortlichkeiten | Organigramm, Rollenbeschreibungen, Zuständigkeiten |
| Ziele | Qualitätsziele und Kennzahlen |
| Interne Audits | Auditprogramm und Auditberichte |
| Managementbewertung | Protokolle und Maßnahmen |
| Verbesserungen | Korrekturmaßnahmen und Wirksamkeitsnachweise |
Dokumente werden nicht isoliert bewertet. Auditoren prüfen, ob die beschriebenen Prozesse bekannt sind, angewendet werden und durch geeignete Aufzeichnungen belegt werden können.
Ebenso wichtig ist die Aktualität der Nachweise. Dokumentierte Informationen sollten regelmäßig überprüft, bei Änderungen angepasst und für die Mitarbeitenden verfügbar sein. Veraltete Dokumente oder unterschiedliche Versionen können die Nachvollziehbarkeit erschweren und im Audit zu Rückfragen führen.
Zusätzliche Dokumente sollten nicht speziell für den Audittag erstellt werden. Entscheidend sind aktuelle, nachvollziehbare und im Unternehmensalltag tatsächlich genutzte Nachweise.
Typische Auditfeststellungen: Konformität, Beobachtung und Abweichung
Während eines Audits werden die betrachteten Prozesse und Nachweise bewertet. Dabei können unterschiedliche Arten von Feststellungen entstehen. Wichtig ist, diese sachlich einzuordnen und nicht jede Rückmeldung automatisch als schwerwiegenden Mangel zu verstehen.
| Feststellung | Bedeutung |
| Konformität | Die geprüfte Anforderung ist erfüllt und wirksam umgesetzt. |
| Beobachtung oder Verbesserungshinweis | Der Auditor erkennt einen möglichen Ansatz zur Weiterentwicklung, ohne dass eine Normanforderung verletzt ist. |
| Abweichung | Eine festgelegte Anforderung ist nicht oder nicht vollständig erfüllt und muss bearbeitet werden. |
Eine Abweichung bedeutet nicht automatisch, dass das gesamte Managementsystem unwirksam ist. Entscheidend ist, dass die Ursache nachvollziehbar analysiert, eine geeignete Korrekturmaßnahme festgelegt und deren Wirksamkeit später überprüft wird.
Welche typischen Fehler und Fallstricke im Zertifizierungsaudit auftreten können und wie Unternehmen professionell damit umgehen, erläutern wir in einem vertiefenden Beitrag.
Wie sollten sich Mitarbeitende während des Audits verhalten?
Mitarbeitende müssen während eines Audits keine Normtexte auswendig kennen. Entscheidend ist, dass sie ihre Aufgaben, Verantwortlichkeiten und tatsächlichen Arbeitsabläufe nachvollziehbar erklären können.
Fragen sollten offen und sachlich beantwortet werden. Ist eine Information nicht bekannt, sollte der zuständige Ansprechpartner hinzugezogen werden. Auswendig gelernte Antworten oder künstlich vorbereitete Abläufe sind nicht erforderlich; entscheidend ist die tatsächliche Arbeitsweise.
Häufige Missverständnisse vor dem Audit
Vor einem Zertifizierungsaudit bestehen häufig unnötige Unsicherheiten. Die folgende Übersicht ordnet typische Missverständnisse ein. Viele Unternehmen befürchten, dass Auditoren vor allem nach Fehlern suchen oder jedes Detail der Dokumentation bewerten. Tatsächlich steht jedoch die Wirksamkeit des Managementsystems im Mittelpunkt.
| Missverständnis | Tatsächliche Situation |
| „Beim Audit geht es darum, Fehler zu finden.“ | Ziel ist die objektive Bewertung des Managementsystems und seiner Wirksamkeit. |
| „Mitarbeitende müssen jede Norm kennen.“ | Entscheidend ist, dass sie ihre Aufgaben und Prozesse nachvollziehbar erklären können. |
| „Je mehr Dokumente vorhanden sind, desto besser.“ | Maßgeblich sind geeignete und aktuelle dokumentierte Informationen. |
Kurzcheck vor dem Audit
✔ Dokumentierte Informationen aktuell halten.
✔ Verantwortlichkeiten eindeutig festlegen.
✔ Mitarbeitende über Ablauf und Ziele des Audits informieren.
✔ Relevante Nachweise griffbereit halten.
Fazit
Ein Audit bei Sertiva dient der objektiven Bewertung eines Managementsystems und seiner praktischen Umsetzung. Im Mittelpunkt stehen nachvollziehbare Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und geeignete Nachweise – nicht möglichst umfangreiche Dokumentationen.
Wer den Auditablauf kennt, Mitarbeitende rechtzeitig informiert und relevante Informationen strukturiert bereitstellt, schafft die Grundlage für einen transparenten und erfolgreichen Zertifizierungsprozess.
📌 Nächster Beitrag in unserer Blogserie
➡️ Kosten, Aufwand und Dauer: Wie sich eine Zertifizierung mit Sertiva gestaltet
Nachdem Sie nun den Ablauf eines Audits kennengelernt haben, betrachten wir im nächsten Beitrag die organisatorischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen einer Zertifizierung. Sie erfahren, welche Faktoren den Zeitaufwand beeinflussen, welche Ressourcen Unternehmen einplanen sollten und wie sich der Zertifizierungsprozess realistisch kalkulieren lässt.
📌 Tipp: Möchten Sie wissen, welche Faktoren Zeitaufwand, Ressourcen und Kosten einer Zertifizierung beeinflussen? Im nächsten Beitrag zeigen wir, wie Unternehmen den Zertifizierungsprozess realistisch planen und organisatorisch vorbereiten können.
Im nächsten Beitrag erläutern wir die wichtigsten Inhalte der ISO 19011, erklären die Auditprinzipien verständlich und zeigen, warum diese Norm für Unternehmen und Auditoren gleichermaßen relevant ist.