Der Zertifizierungsprozess bei Sertiva wirkt auf viele Unternehmen zunächst komplex. Begriffe wie Audit, Readiness Check oder Managementsystem werden häufig mit umfangreicher Bürokratie, langen Vorbereitungszeiten und unübersichtlichen Anforderungen verbunden. Tatsächlich stellt sich für viele Geschäftsführer weniger die Frage, ob sie eine Zertifizierung anstreben sollten, sondern vielmehr, wie der Weg dorthin in der Praxis aussieht.
In den vorherigen Beiträgen dieser Blogserie haben wir erläutert, wann eine Sertiva Zertifizierung sinnvoll sein kann und welche Unterschiede zwischen einer unabhängigen Zertifizierung und einer klassischen akkreditierten Zertifizierung bestehen. Nun folgt der nächste Schritt: Wie läuft der Sertiva Zertifizierungsprozess tatsächlich ab?
In diesem Beitrag begleiten wir Sie Schritt für Schritt durch den Sertiva Zertifizierungsprozess – vom Erstgespräch über den Readiness Check und das Audit bis zur Zertifizierung und zu den anschließenden Folgemaßnahmen.
Warum ein klar strukturierter Zertifizierungsprozess entscheidend ist
Ein Zertifizierungsprozess besteht aus mehreren aufeinander aufbauenden Schritten. Je transparenter diese strukturiert sind, desto einfacher können Unternehmen den erforderlichen Aufwand planen und interne Ressourcen gezielt einsetzen. Ein klar definierter Ablauf schafft Orientierung und reduziert Unsicherheiten bereits vor dem eigentlichen Audit.
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist es wichtig zu wissen, welche Aufgaben in den einzelnen Phasen auf sie zukommen. Dadurch lassen sich Verantwortlichkeiten frühzeitig festlegen, notwendige Unterlagen rechtzeitig vorbereiten und zeitliche Engpässe vermeiden. Gleichzeitig wird deutlich, dass ein Zertifizierungsprozess nicht nur aus einem einzelnen Audit besteht, sondern aus mehreren aufeinander abgestimmten Schritten.
Ziel des Zertifizierungsprozesses ist es, objektiv zu bewerten, ob das Managementsystem die Anforderungen der jeweiligen Norm erfüllt und wirksam umgesetzt wird.
Der Ablauf einer Sertiva Zertifizierung im Überblick
Bei einer Sertiva Zertifizierung beginnt der Prozess nicht mit dem eigentlichen Audit, sondern mit einer gemeinsamen Analyse der Ausgangssituation. Bereits in den ersten Gesprächen werden die Ziele des Unternehmens, der gewünschte Anwendungsbereich sowie die relevanten Normen betrachtet. Auf dieser Grundlage kann der weitere Zertifizierungsprozess strukturiert geplant werden.
Nach der Bedarfsklärung folgt der Readiness Check, der den aktuellen Stand des Managementsystems bewertet und auf das Zertifizierungsaudit vorbereitet. Anschließend werden das Audit durchgeführt, die Ergebnisse bewertet und bei erfüllten Voraussetzungen das Zertifikat ausgestellt. Überwachungen und Rezertifizierungen begleiten die weitere Entwicklung des Managementsystems.
Die folgende Übersicht zeigt den typischen Zertifizierungsprozess bei Sertiva in vereinfachter Form und dient als Orientierung für die nachfolgende detaillierte Beschreibung der einzelnen Prozessschritte.
Schritt 1: Erstgespräch und Bedarfsklärung
Der Zertifizierungsprozess beginnt bei Sertiva mit einem Erstgespräch und einer gemeinsamen Bedarfsklärung. In dieser Phase wird zunächst die Ausgangssituation des Unternehmens betrachtet. Dazu gehören insbesondere die Ziele der Organisation, der gewünschte Anwendungsbereich des Managementsystems sowie die Frage, welche Norm für das geplante Zertifizierungsvorhaben relevant ist. In diesem Schritt werden die Ausgangssituation, die Ziele des Unternehmens und das weitere Vorgehen gemeinsam abgestimmt.
Für Unternehmen ist dieses erste Gespräch vor allem deshalb wichtig, weil es frühzeitig Klarheit über den Umfang und die Zielrichtung des Projekts schafft. Offene Fragen können eingeordnet, Erwartungen abgestimmt und die nächsten Schritte realistisch vorbereitet werden. Gerade für Organisationen, die erstmals eine Zertifizierung anstreben, bietet diese Phase eine erste Orientierung, ohne dass bereits eine formale Bewertung des Managementsystems stattfindet.
Das Erstgespräch ist daher noch kein Audit. Es dient dazu, den Zertifizierungsbedarf zu verstehen und die Grundlage für den weiteren Prozess zu schaffen. Erst wenn der Rahmen geklärt ist, kann sinnvoll beurteilt werden, welche Vorbereitungen erforderlich sind und wie der nachfolgende Readiness Check gestaltet werden sollte.
Damit schafft die Bedarfsklärung eine gemeinsame und nachvollziehbare Grundlage für alle weiteren Schritte.
Schritt 2: Readiness Check – Die Grundlage für ein erfolgreiches Audit
Der Readiness Check ist ein wesentlicher Bestandteil des Sertiva Zertifizierungsprozesses. Sein Ziel besteht darin, gemeinsam zu prüfen, ob das Managementsystem für das eigentliche Zertifizierungsaudit ausreichend vorbereitet ist. Dieser Schritt dient der Standortbestimmung und hilft dabei, mögliche Lücken frühzeitig zu erkennen.
Dabei handelt es sich ausdrücklich nicht um das Zertifizierungsaudit selbst. Vielmehr wird bewertet, ob die wesentlichen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zertifizierung bereits erfüllt sind oder ob vor dem Audit noch einzelne Maßnahmen umgesetzt werden sollten.
Während des Readiness Checks können beispielsweise folgende Aspekte betrachtet werden:
- der Anwendungsbereich des Managementsystems,
- die dokumentierten Prozesse und Regelungen,
- Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation,
- der aktuelle Umsetzungsstand der Anforderungen der jeweiligen Norm,
- die praktische Anwendung der festgelegten Prozesse.
Der Readiness Check trägt somit wesentlich dazu bei, dass das spätere Zertifizierungsaudit effizient durchgeführt werden kann und Unternehmen genau wissen, welche Anforderungen bereits erfüllt sind und welche Themen noch Aufmerksamkeit benötigen.
Wichtig: Der Readiness Check ersetzt kein Audit und führt auch noch nicht zu einer Zertifizierungsentscheidung. Er ist ein vorbereitender Schritt innerhalb des gesamten Zertifizierungsprozesses und dient dazu, Unternehmen bestmöglich auf das eigentliche Audit vorzubereiten.
Vorbereitung und Auditplanung
Nach dem Readiness Check beginnt die konkrete Planung des Zertifizierungsaudits. Ziel dieser Phase ist es, alle organisatorischen Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf des Audits zu schaffen.
Eine sorgfältige Auditplanung trägt wesentlich dazu bei, dass der Zertifizierungsprozess effizient durchgeführt werden kann. Sowohl das Unternehmen als auch die Auditoren erhalten dadurch eine klare Orientierung über den Ablauf und die einzelnen Prüfungsschwerpunkte.
Zu den typischen Vorbereitungsschritten gehören unter anderem:
- Abstimmung des Audittermins,
- Festlegung des Auditumfangs,
- Definition des Geltungsbereichs der Zertifizierung,
- Benennung der relevanten Ansprechpartner,
- organisatorische Vorbereitung der Auditdurchführung.
Gerade für Unternehmen, die erstmals eine ISO-Zertifizierung durchführen, schafft diese Phase zusätzliche Sicherheit. Alle Beteiligten wissen, welche Themen behandelt werden, welche Bereiche betrachtet werden und wie der weitere Ablauf gestaltet ist. Dadurch lassen sich Missverständnisse vermeiden und das Audit kann strukturiert und nachvollziehbar durchgeführt werden.
Praxistipp: Nutzen Sie die Zeit zwischen Auditplanung und Audit, um sicherzustellen, dass alle beteiligten Mitarbeitenden über den Ablauf informiert sind. Ein Audit bewertet nicht einzelne Personen, sondern die Wirksamkeit des Managementsystems und seiner Prozesse.
Schritt 3: Auditdurchführung – wie das Managementsystem in der Praxis bewertet wird
Nach der Bedarfsklärung, dem Readiness Check und der organisatorischen Vorbereitung folgt das eigentliche Zertifizierungsaudit. Dabei wird bewertet, ob das Managementsystem die Anforderungen der gewählten Norm erfüllt und ob die festgelegten Prozesse im Unternehmensalltag wirksam angewendet werden.
Im Mittelpunkt stehen nicht nur dokumentierte Informationen, sondern auch die praktische Umsetzung der Prozesse. Dazu können Gespräche mit Verantwortlichen und Mitarbeitenden, die Einsicht in relevante Nachweise sowie die Betrachtung ausgewählter Abläufe und Schnittstellen gehören.
Je nach Prüfungsumfang und betrieblichen Gegebenheiten kann das Audit vor Ort, remote oder in kombinierter Form durchgeführt werden. Entscheidend ist, dass die gewählte Form eine verlässliche Bewertung der relevanten Prozesse ermöglicht.
Das Audit bewertet das Managementsystem und nicht einzelne Personen. Feststellungen und mögliche Abweichungen werden auf Grundlage nachvollziehbarer Auditnachweise dokumentiert und anschließend ausgewertet.
Schritt 4: Zertifizierungsentscheidung und Ausstellung des Zertifikats
Nach Abschluss des Audits werden die festgestellten Ergebnisse ausgewertet. Auf Grundlage der gesammelten Auditnachweise wird beurteilt, ob das Managementsystem die Anforderungen der jeweiligen Norm erfüllt und die Voraussetzungen für eine Zertifizierung vorliegen.
Die Zertifizierungsentscheidung basiert dabei nicht auf einzelnen Eindrücken oder subjektiven Einschätzungen, sondern auf den im Audit dokumentierten Feststellungen. Berücksichtigt wird insbesondere, ob mögliche Abweichungen angemessen behandelt wurden und ob das Managementsystem insgesamt wirksam umgesetzt ist.
Sind die Voraussetzungen erfüllt, wird das Zertifikat ausgestellt. Es dokumentiert, dass das Managementsystem im festgelegten Geltungsbereich erfolgreich nach den zugrunde gelegten Anforderungen bewertet wurde.
Hinweis: Eine Zertifizierung dokumentiert den zum Zeitpunkt der Bewertung festgestellten Stand des Managementsystems. Damit die Zertifizierung aufrechterhalten werden kann, sind die vorgesehenen Überprüfungen sowie die fortlaufende Anwendung und Weiterentwicklung des Managementsystems erforderlich.
Schritt 5: Überwachung, Weiterentwicklung und Rezertifizierung
Mit der Ausstellung des Zertifikats endet der Zertifizierungsprozess nicht. Ein Managementsystem soll dauerhaft wirksam bleiben und sich an veränderte Rahmenbedingungen, neue Anforderungen und die Weiterentwicklung des Unternehmens anpassen. Deshalb gehören regelmäßige Überwachungen und die kontinuierliche Verbesserung zu den grundlegenden Prinzipien eines Managementsystems.
Auch nach der Zertifizierung wird in festgelegten Abständen überprüft, ob das Managementsystem weiterhin den Anforderungen der jeweiligen Norm entspricht und im Unternehmensalltag wirksam angewendet wird. Ziel dieser Überwachungen ist nicht, bereits abgeschlossene Audits zu wiederholen, sondern die nachhaltige Umsetzung des Managementsystems zu begleiten und dessen kontinuierliche Weiterentwicklung zu unterstützen.
Im Mittelpunkt stehen dabei unter anderem folgende Fragestellungen:
- Werden die definierten Prozesse weiterhin eingehalten?
- Wurden erkannte Verbesserungspotenziale umgesetzt?
- Haben sich rechtliche, organisatorische oder kundenbezogene Anforderungen verändert?
- Unterstützt das Managementsystem die Unternehmensziele weiterhin wirksam?
Nach Ablauf des Zertifizierungszeitraums erfolgt eine Rezertifizierung, bei der das Managementsystem erneut umfassend bewertet wird. Ziel ist es festzustellen, ob die Anforderungen der jeweiligen Norm weiterhin erfüllt werden und das Managementsystem dauerhaft wirksam ist.
Praxis-Tipp: Unternehmen sollten die Zeit zwischen den Überwachungsaudits nutzen, um ihr Managementsystem aktiv weiterzuentwickeln. Wer Verbesserungen kontinuierlich umsetzt, interne Audits regelmäßig durchführt und Managementbewertungen konsequent nutzt, schafft die besten Voraussetzungen für zukünftige Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits.
Welche Nachweise sollten Unternehmen vorbereiten?
Eine gute Vorbereitung erleichtert den gesamten Zertifizierungsprozess. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Dokumente zusammenzustellen, sondern diejenigen Nachweise bereitzuhalten, die zeigen, wie das Managementsystem im Unternehmen umgesetzt wird.
Welche dokumentierten Informationen im Einzelfall erforderlich sind, hängt unter anderem von der gewählten Norm, dem Anwendungsbereich und der Organisation des Unternehmens ab. Die folgende Übersicht zeigt typische Nachweise, die im Rahmen eines Zertifizierungsprozesses relevant sein können.
| Bereich | Beispiele für Nachweise |
| Unternehmenskontext | Geltungsbereich des Managementsystems, Unternehmensbeschreibung |
| Prozesse | Prozessbeschreibungen oder Prozessdarstellungen |
| Verantwortlichkeiten | Organigramm, Rollen und Zuständigkeiten |
| Ziele des Managementsystems | Dokumentierte Ziele und Nachweise zu deren Überwachung |
| Interne Audits | Auditprogramm und Auditberichte |
| Managementbewertung | Ergebnisse der Managementbewertung |
| Korrekturmaßnahmen | Nachweise über umgesetzte Verbesserungsmaßnahmen |
Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselben dokumentierten Informationen. Entscheidend ist, dass die Anforderungen der jeweiligen Norm nachvollziehbar umgesetzt werden und die Wirksamkeit des Managementsystems anhand geeigneter Nachweise belegt werden kann.
Häufige Missverständnisse vor dem Audit
Rund um den Zertifizierungsprozess gibt es zahlreiche Missverständnisse. Viele Unternehmen verbinden ein Audit mit unnötiger Bürokratie oder befürchten, auf einzelne Fehler reduziert zu werden. In der Praxis entspricht dies jedoch häufig nicht der Realität.
| Missverständnis | Tatsächliche Situation |
| „Für eine Zertifizierung braucht man unzählige Dokumente.“ | Entscheidend ist nicht die Menge der Dokumente, sondern deren Eignung, die Anforderungen der jeweiligen Norm nachzuweisen. |
| „Beim Audit geht es darum, Fehler zu finden.“ | Ziel eines Audits ist die objektive Bewertung der Wirksamkeit des Managementsystems – nicht die Suche nach Schuldigen. |
| „Nur große Unternehmen können sich zertifizieren lassen.“ | Managementsysteme können grundsätzlich an Organisationen unterschiedlicher Größe und Struktur angepasst werden. Entscheidend sind der jeweilige Anwendungsbereich und die konkreten Anforderungen des Unternehmens. |
| „Nach dem Zertifikat ist das Qualitätsmanagement abgeschlossen.“ | Ein Managementsystem lebt von der kontinuierlichen Verbesserung und wird regelmäßig weiterentwickelt. |
Ein gutes Verständnis des Zertifizierungsprozesses hilft dabei, Unsicherheiten abzubauen und sich gezielt auf das Audit vorzubereiten. Wer den Ablauf kennt und die Anforderungen frühzeitig berücksichtigt, kann den gesamten Prozess strukturierter und effizienter gestalten.
Praktische Tipps für Unternehmen vor dem Audit
Eine gute Vorbereitung erleichtert den gesamten Zertifizierungsprozess. Mit einigen einfachen Maßnahmen können Unternehmen den organisatorischen Aufwand reduzieren und das Audit strukturiert angehen.
Checkliste vor dem Audit:
✔ Prüfen Sie, ob die erforderlichen dokumentierten Informationen aktuell, vollständig und verfügbar sind.
✔ Informieren Sie die beteiligten Mitarbeitenden rechtzeitig über den Ablauf des Audits.
✔ Halten Sie wichtige dokumentierte Informationen und Nachweise griffbereit.
✔ Stellen Sie sicher, dass Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sind.
✔ Nutzen Sie den Readiness Check, um mögliche Verbesserungspotenziale bereits vor dem Audit zu erkennen.
Eine sorgfältige Vorbereitung schafft Transparenz, gibt allen Beteiligten Sicherheit und trägt dazu bei, dass das Audit effizient und strukturiert durchgeführt werden kann.
Fazit
Ein strukturierter Zertifizierungsprozess schafft Transparenz, Planungssicherheit und erleichtert Unternehmen die Vorbereitung auf eine Zertifizierung. Wer die einzelnen Prozessschritte kennt und sich frühzeitig mit den Anforderungen auseinandersetzt, kann interne Ressourcen gezielt einsetzen und den organisatorischen Aufwand deutlich reduzieren.
Der Zertifizierungsprozess bei Sertiva beginnt bereits mit einer gemeinsamen Bedarfsklärung und begleitet Unternehmen Schritt für Schritt – vom Readiness Check über das Audit bis hin zur Zertifizierungsentscheidung und den anschließenden Überwachungen. Ziel ist es dabei nicht nur, die Anforderungen der jeweiligen Norm nachzuweisen, sondern ein Managementsystem zu etablieren, das im Unternehmensalltag wirksam funktioniert und kontinuierlich weiterentwickelt wird.
Eine gute Vorbereitung, nachvollziehbare Prozesse und eine offene Zusammenarbeit bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Zertifizierung – unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche.
📌 Nächster Beitrag in unserer Blogserie
➡️ Audit bei Sertiva: Wie Prüfungen in der Praxis ablaufen und worauf es ankommt
Nachdem Sie nun den Zertifizierungsprozess bei Sertiva kennengelernt haben, richtet sich der Blick im nächsten Schritt auf die eigentliche Prüfung: Wie läuft ein Audit konkret ab und worauf sollten sich Unternehmen vorbereiten?
📌 Tipp: Möchten Sie erfahren, welche Themen während des Audits betrachtet werden und wie sich Mitarbeitende sicher und professionell auf die Auditsituation vorbereiten können?
Im nächsten Beitrag zeigen wir, wie ein Audit bei Sertiva in der Praxis durchgeführt wird, welche Auditmethoden eingesetzt werden und worauf es bei Gesprächen, Nachweisen und der Bewertung gelebter Prozesse ankommt.