Eine Zertifizierung passt im Idealfall zu den Anforderungen, die ein Unternehmen zum Zeitpunkt der Entscheidung erfüllen muss. Doch Kundenstrukturen, Märkte und geschäftliche Rahmenbedingungen bleiben nicht dauerhaft gleich. Neue Auftraggeber können andere Nachweise verlangen, Ausschreibungen konkrete Voraussetzungen enthalten oder zusätzliche Tätigkeitsbereiche neue Anforderungen mit sich bringen. Deshalb kann es sinnvoll sein, das eigene Zertifizierungsmodell neu zu bewerten.
Eine solche Neubewertung bedeutet nicht, dass die ursprüngliche Entscheidung falsch war. Ein Managementsystem kann weiterhin zuverlässig funktionieren, während sich die Erwartungen an den Zertifizierungsnachweis verändern. Entscheidend ist deshalb die Frage, ob das vorhandene Zertifikat seinen vorgesehenen Zweck auch unter den aktuellen Bedingungen noch erfüllt.
Gerade bei einer nicht akkreditierten Zertifizierung lohnt sich diese Prüfung, sobald sich konkrete externe Anforderungen ändern. Sertiva weist selbst darauf hin, dass ihr Zertifikat nicht für jeden Anwendungsfall ausreicht. Fordert beispielsweise eine öffentliche Ausschreibung ausdrücklich eine akkreditierte Zertifizierung oder verlangt ein Kunde beziehungsweise eine Konzernmutter einen entsprechenden Akkreditierungsnachweis, braucht das Unternehmen eine andere Zertifizierungslösung. Auch regulatorische Voraussetzungen oder konkrete Anforderungen in Lieferantenaudits können eine Rolle spielen.
Unternehmen sollten daraus jedoch nicht ableiten, dass Wachstum oder neue Geschäftsmöglichkeiten automatisch einen Wechsel erforderlich machen. Vielmehr kommt es auf die konkrete Anforderung an. Wer verlangt welchen Nachweis? Reicht das bestehende Zertifikat weiterhin aus? Und wann entsteht tatsächlich ein Grund, das bisherige Zertifizierungsmodell zu überdenken?
Die grundsätzliche Frage, wann eine Sertiva Zertifizierung sinnvoll ist und wann andere Anforderungen entscheidend werden, haben wir bereits in einem früheren Beitrag eingeordnet. Dieser Beitrag zeigt, welche Veränderungen eine Neubewertung sinnvoll machen können, wann ein nicht akkreditiertes Zertifikat weiterhin ausreicht und welche Fragen Unternehmen klären sollten, bevor sie ihre Zertifizierungsstrategie verändern.
Warum ein passendes Zertifizierungsmodell nicht für immer passen muss
Unternehmen wählen eine Zertifizierung in der Regel für eine konkrete Ausgangssituation. Sie möchten beispielsweise einen Nachweis gegenüber Geschäftskunden erbringen, Anforderungen in der Lieferkette erfüllen oder ihr Managementsystem durch eine unabhängige Prüfung bestätigen lassen. Solange sich diese Rahmenbedingungen nicht wesentlich verändern, kann das gewählte Modell seinen Zweck zuverlässig erfüllen.
Mit der Zeit kann sich jedoch das geschäftliche Umfeld verändern. Ein Unternehmen gewinnt größere Kunden, erschließt neue Märkte oder beteiligt sich häufiger an Ausschreibungen. Auch Konzernvorgaben oder branchenspezifische Anforderungen können hinzukommen. In solchen Situationen lohnt es sich, nicht nur das Managementsystem selbst zu betrachten, sondern auch die Anforderungen an den dazugehörigen Zertifizierungsnachweis.
Wer sein Zertifizierungsmodell neu bewerten möchte, sollte deshalb zunächst zwischen zwei Fragen unterscheiden: Funktioniert das bestehende Managementsystem weiterhin für das Unternehmen? Und erfüllt die gewählte Form der Zertifizierung noch die aktuellen externen Anforderungen? Beide Fragen hängen miteinander zusammen, führen aber nicht zwangsläufig zur gleichen Antwort.
Ein funktionierendes Managementsystem verliert seinen Wert nicht automatisch, nur weil ein neuer Auftraggeber einen anderen Zertifizierungsnachweis fordert. Umgekehrt rechtfertigt Unternehmenswachstum allein noch keinen Wechsel der Zertifizierungsstelle. Entscheidend ist vielmehr, ob sich eine konkrete Anforderung verändert hat und welche Bedeutung diese Veränderung für das Unternehmen besitzt.
Genau deshalb sollte eine Neubewertung nicht mit der Suche nach einer vermeintlich „höherwertigen“ Zertifizierung beginnen. Am Anfang steht eine wesentlich praktischere Frage: Was muss das Zertifikat unter den heutigen Geschäftsbedingungen tatsächlich leisten?
Welche Veränderungen eine Neubewertung auslösen können
Nicht jede Veränderung im Unternehmen erfordert automatisch ein anderes Zertifizierungsmodell. Entscheidend ist vielmehr, ob sich die Anforderungen an den Zertifizierungsnachweis verändern. Besonders relevant wird diese Frage, wenn neue Kunden, Märkte oder formale Vorgaben hinzukommen.
Neue Kunden und veränderte Kundenanforderungen
Neue Geschäftsbeziehungen können die Anforderungen an eine bestehende Zertifizierung verändern. Während ein bisheriger Kundenkreis einen nicht akkreditierten Nachweis akzeptiert, kann ein neuer Auftraggeber konkrete Vorgaben zur Zertifizierungsstelle oder zur Akkreditierung machen.
Unternehmen sollten solche Anforderungen möglichst früh klären. Dabei zählt die genaue Formulierung: Fragt ein Kunde lediglich nach einem zertifizierten Managementsystem oder verlangt er ausdrücklich einen Nachweis einer akkreditierten Zertifizierungsstelle? Dieser Unterschied kann darüber entscheiden, ob das vorhandene Zertifikat weiterhin ausreicht.
Eine einzelne Kundenanfrage ist deshalb zunächst ein Anlass zur Prüfung und nicht automatisch ein Grund für einen Wechsel. Erst wenn die konkrete Anforderung feststeht, lässt sich beurteilen, welche Zertifizierung das Unternehmen tatsächlich benötigt.
Neue Märkte und internationale Geschäftstätigkeit
Auch die Erschließung neuer Märkte kann Anlass geben, das bestehende Zertifizierungsmodell zu überprüfen. Unternehmen treffen dort möglicherweise auf andere Kundenanforderungen, Lieferkettenstrukturen oder formale Vorgaben als in ihrem bisherigen Geschäftsumfeld.
Eine internationale Geschäftstätigkeit führt jedoch nicht automatisch zu einer Pflicht für eine akkreditierte Zertifizierung. Entscheidend sind die Anforderungen des konkreten Marktes, des Geschäftspartners und gegebenenfalls der jeweiligen Branche. Pauschale Annahmen helfen bei dieser Entscheidung daher wenig.
Vor einem Markteintritt sollten Unternehmen klären, welche Zertifizierungsnachweise ihre potenziellen Kunden tatsächlich erwarten und welche verbindlichen Anforderungen für den vorgesehenen Einsatzbereich gelten. So lässt sich vermeiden, dass eine Zertifizierung allein aufgrund vermuteter Erwartungen geändert wird.
Ausschreibungen und formale Vergabekriterien
Bei Ausschreibungen kommt es besonders auf den genauen Wortlaut der Anforderungen an. Sertiva weist ausdrücklich darauf hin, dass ihr nicht akkreditiertes Zertifikat nicht ausreicht, wenn eine öffentliche Ausschreibung eine akkreditierte Zertifizierung ausdrücklich voraussetzt.
Unternehmen sollten die Vergabeunterlagen deshalb genau prüfen, bevor sie ihr bestehendes Zertifikat als Nachweis einreichen. Fordert die Ausschreibung lediglich ein zertifiziertes Managementsystem, muss das nicht dasselbe bedeuten wie die ausdrückliche Forderung nach einer akkreditierten Zertifizierung. Welche Nachweise die Vergabestelle akzeptiert, ergibt sich aus den konkreten Ausschreibungsbedingungen.
Gerade Unternehmen, die zunehmend an formalen Ausschreibungen teilnehmen, können deshalb ihr Zertifizierungsmodell neu bewerten. Maßgeblich bleibt jedoch die tatsächliche Anforderung und nicht die bloße Annahme, dass für jede Ausschreibung automatisch ein akkreditiertes Zertifikat erforderlich ist.
Regulatorische oder branchenspezifische Anforderungen
Neben Kunden und Ausschreibungen können auch regulatorische oder branchenspezifische Vorgaben die Anforderungen an einen Zertifizierungsnachweis verändern. Sertiva nennt auf der eigenen Website beispielsweise bestimmte regulatorische Voraussetzungen sowie Anforderungen in Medizinprodukte- oder Luftfahrtlieferketten als Situationen, in denen ein akkreditierter Nachweis erforderlich sein kann.
Auch hier sollten Unternehmen keine allgemeine Regel aus einzelnen Beispielen ableiten. Maßgeblich ist die konkrete Anforderung, die für das Unternehmen, seine Tätigkeit und die jeweilige Lieferkette gilt. Deshalb empfiehlt sich vor einer Entscheidung eine genaue Prüfung der einschlägigen Vorgaben.
Erweitert ein Unternehmen seine Tätigkeit auf einen stärker regulierten Bereich, sollte es frühzeitig klären, welche Nachweise dort tatsächlich erforderlich sind. So kann es sein Zertifizierungsmodell an belastbaren Anforderungen ausrichten, statt erst dann zu reagieren, wenn ein Kunde oder eine zuständige Stelle einen vorhandenen Nachweis nicht akzeptiert.
Wachstum und veränderte Unternehmensstruktur
Wachstum allein macht eine bestehende Zertifizierung nicht ungeeignet. Mehr Beschäftigte, zusätzliche Standorte oder neue Tätigkeitsbereiche können jedoch die Rahmenbedingungen verändern, unter denen ein Unternehmen sein Managementsystem und dessen Zertifizierung nutzt.
Dabei sollte das Unternehmen zunächst den Geltungsbereich betrachten. Neue Standorte oder Tätigkeiten können eine Anpassung des Zertifizierungsumfangs erforderlich machen, ohne dass deshalb automatisch ein anderes Zertifizierungsmodell notwendig ist. Die strategische Frage entsteht erst dann, wenn mit der neuen Unternehmensstruktur zugleich andere externe Anforderungen verbunden sind.
Ein Beispiel wäre ein neues Geschäftsfeld, in dem zentrale Kunden ausdrücklich einen akkreditierten Nachweis voraussetzen. In diesem Fall liegt der Anlass zur Neubewertung nicht im Wachstum selbst, sondern in den Anforderungen, die mit der geschäftlichen Entwicklung hinzukommen.
Damit zeigt sich ein gemeinsames Muster: Nicht die Veränderung an sich entscheidet über die passende Zertifizierung, sondern ihre konkrete Auswirkung auf die Anforderungen an den Nachweis. Im nächsten Schritt stellt sich deshalb die umgekehrte Frage: Wann kann ein nicht akkreditiertes Zertifikat trotz veränderter Rahmenbedingungen weiterhin ausreichen?
Wann ein unabhängiges, nicht akkreditiertes Zertifikat weiterhin ausreichen kann
Neue Anforderungen sind ein Anlass zur Prüfung, aber nicht automatisch ein Grund für einen Wechsel. Wenn Kunden das bestehende Zertifikat akzeptieren und weder vertragliche noch regulatorische Vorgaben ausdrücklich einen akkreditierten Nachweis verlangen, kann eine nicht akkreditierte Zertifizierung ihren Zweck weiterhin erfüllen.
Sertiva weist selbst darauf hin, dass ihre Zertifikate in vielen B2B-Beziehungen als Nachweis genutzt werden können. Gleichzeitig nennt das Unternehmen klare Grenzen: Verlangt beispielsweise ein Auftraggeber ausdrücklich eine akkreditierte Zertifizierung oder ein Zertifikat mit DAkkS-Symbol, reicht ein Sertiva Zertifikat dafür nicht aus.
Für Unternehmen bedeutet das vor allem: Nicht der vermeintliche Status einer Zertifizierung entscheidet, sondern ihr konkreter Zweck. Wer sein Zertifizierungsmodell neu bewerten möchte, sollte deshalb zuerst prüfen, welche Anforderungen tatsächlich bestehen. Solange der vorhandene Nachweis diese Anforderungen erfüllt, gibt es nicht allein aufgrund von Wachstum oder neuen Geschäftskontakten einen zwingenden Grund, die Zertifizierungsform zu ändern.
Wann eine akkreditierte Zertifizierung relevant werden kann
Anders sieht es aus, sobald eine konkrete Anforderung die Akkreditierung ausdrücklich voraussetzt. Sertiva nennt dafür mehrere typische Situationen: Eine öffentliche Ausschreibung fordert eine akkreditierte Zertifizierung, ein Kunde oder eine Konzernmutter verlangt einen entsprechenden Akkreditierungsnachweis, eine regulatorische Voraussetzung macht ihn erforderlich oder ein Lieferantenaudit fragt die Akkreditierung ausdrücklich ab.
Der entscheidende Punkt liegt im Wort „ausdrücklich“. Unternehmen sollten nicht allein aus der Größe eines Kunden, der Bedeutung eines Auftrags oder der Teilnahme an einer Ausschreibung schließen, dass ihr bisheriges Zertifikat nicht mehr genügt. Die tatsächliche Vorgabe liefert die Grundlage für die Entscheidung.
Zeigt diese Prüfung, dass das bestehende Zertifikat eine verbindliche Anforderung nicht mehr erfüllt, stellt sich die nächste praktische Frage: Was passiert mit dem bereits aufgebauten Managementsystem, wenn das Unternehmen zu einer akkreditierten Zertifizierungsstelle wechselt?
Wechsel zu einer akkreditierten Zertifizierungsstelle: Was mit dem Managementsystem passiert
Ein Wechsel der Zertifizierungsstelle bedeutet nicht, dass ein Unternehmen sein Managementsystem automatisch neu aufbauen muss. Sertiva erklärt auf der eigenen Website, dass das Managementsystem unabhängig von der Zertifizierungsstelle besteht und ein späterer Wechsel zu einer akkreditierten Stelle möglich ist. Auf der Preisseite bezeichnet Sertiva das QM-System außerdem als „upgradefähig“.
Die DAkkS akkreditiert Zertifizierungsstellen für Managementsysteme auf Grundlage der DIN EN ISO/IEC 17021-1.
Diese Aussage hat jedoch eine wichtige Grenze: Sie garantiert nicht, dass eine neue Zertifizierungsstelle sämtliche bisherigen Auditnachweise übernimmt oder auf eigene Prüfungen verzichtet. Welche Unterlagen sie berücksichtigt und welchen Auditumfang sie für die neue Zertifizierung vorsieht, muss das Unternehmen direkt mit der jeweiligen Stelle klären.
Damit verschiebt sich die Entscheidung von der allgemeinen Frage „Welche Zertifizierung ist besser?“ zu einer wesentlich sinnvolleren Frage: Welche Zertifizierung erfüllt die Anforderungen, die für das Unternehmen jetzt tatsächlich relevant sind?
Zertifizierungsmodell neu bewerten: Welche Fragen Unternehmen vorher klären sollten
Bevor Unternehmen ihr Zertifizierungsmodell neu bewerten und über einen möglichen Wechsel entscheiden, sollten sie den tatsächlichen Bedarf möglichst konkret bestimmen. Dabei helfen einige zentrale Fragen:
- Wer benötigt oder verlangt den Zertifizierungsnachweis?
- Welche Anforderungen formulieren wichtige Kunden oder Auftraggeber konkret?
- Fordert eine Ausschreibung ausdrücklich eine akkreditierte Zertifizierung?
- Haben sich Markt, Branche oder regulatorische Rahmenbedingungen verändert?
- Sind neue Standorte, Tätigkeitsbereiche oder Kundengruppen hinzugekommen?
- Erfüllt das bestehende Zertifikat seinen ursprünglichen Zweck weiterhin?
- Entsteht der Handlungsbedarf aus einer konkreten Vorgabe oder lediglich aus einer Vermutung?
Die Antworten zeigen meist schnell, ob tatsächlich ein neues Zertifizierungsmodell erforderlich sein könnte oder ob das bestehende weiterhin zur Unternehmenssituation passt. Gleichzeitig schaffen sie eine bessere Grundlage für Gespräche mit Kunden, Auftraggebern oder einer möglichen neuen Zertifizierungsstelle.
Zertifizierungsmodell neu bewerten: Anforderungen konkret klären
Ein Wechsel verursacht organisatorischen Aufwand und sollte deshalb auf einem nachvollziehbaren Bedarf beruhen. Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen einer tatsächlichen Vorgabe und einer angenommenen Erwartung. Ein großer Kunde, ein neuer Markt oder eine Ausschreibung bedeuten für sich genommen noch nicht, dass ausschließlich ein akkreditierter Nachweis infrage kommt.
Sertiva empfiehlt Unternehmen bei Unsicherheit, die Anforderungen direkt mit dem jeweiligen Auftraggeber zu klären. Eine konkrete Nachfrage kann dabei wesentlich hilfreicher sein als die vorsorgliche Wahl einer anderen Zertifizierungsform.
Erst wenn feststeht, welchen Nachweis ein Kunde, eine Vergabestelle oder eine andere relevante Stelle tatsächlich erwartet, lässt sich eine fundierte Entscheidung treffen.
Zertifizierungsmodell neu bewerten: Praxis-Check für Unternehmen
Ein kurzer Praxis-Check hilft dabei, Veränderungen frühzeitig zu erkennen:
- Verlangen wichtige neue Kunden andere Zertifizierungsnachweise?
- Gibt es erstmals eine ausdrückliche Forderung nach einer akkreditierten Zertifizierung?
- Nimmt das Unternehmen häufiger an Ausschreibungen mit formalen Zertifizierungsanforderungen teil?
- Gelten für neue Tätigkeitsbereiche zusätzliche regulatorische oder branchenspezifische Vorgaben?
- Haben neue Märkte oder Geschäftsfelder die Anforderungen an den Nachweis verändert?
- Passt der aktuelle Geltungsbereich noch zur tatsächlichen Geschäftstätigkeit?
- Erfüllt das bestehende Zertifikat weiterhin den Zweck, für den sich das Unternehmen ursprünglich zertifizieren ließ?
Mehrere Veränderungen können eine genauere Prüfung sinnvoll machen. Sie bedeuten jedoch noch nicht automatisch, dass ein Wechsel notwendig ist. Entscheidend bleibt die konkrete Anforderung.
Fazit
Eine Zertifizierungsentscheidung muss nicht für alle zukünftigen Unternehmensphasen unverändert bleiben. Kunden, Märkte und geschäftliche Anforderungen entwickeln sich weiter. Deshalb gehört es zu einem vorausschauenden Umgang mit der Zertifizierung, ihre Eignung von Zeit zu Zeit anhand der tatsächlichen Rahmenbedingungen zu prüfen.
Wer sein Zertifizierungsmodell neu bewerten möchte, sollte dabei weder vorschnell wechseln noch an einer bestehenden Lösung festhalten, wenn sie wichtige Anforderungen nicht mehr erfüllt. Maßgeblich ist, welchen Nachweis Kunden, Auftraggeber, Märkte oder verbindliche Vorgaben tatsächlich verlangen.
Ein funktionierendes Managementsystem bildet dabei weiterhin die Grundlage. Ändern sich die Anforderungen an den Zertifizierungsnachweis, können Unternehmen darauf aufbauen und die passende Zertifizierungslösung für ihre aktuelle Situation prüfen.
Damit schließt sich auch der Kreis dieser Blogserie: Von der grundsätzlichen Frage, was hinter einer Sertiva Zertifizierung steckt, über Eignung, Zertifizierungsprozess, Audit und Zertifikat bis zur langfristigen Entscheidung über das passende Zertifizierungsmodell. Am Ende steht keine Zertifizierung um ihrer selbst willen, sondern eine bewusste Entscheidung darüber, welcher Nachweis zum Unternehmen und zu seinen tatsächlichen Anforderungen passt.
Wenn Sie einzelne Themen der Serie noch einmal vertiefen möchten, finden Sie im Quality Overview Blog alle Beiträge rund um Sertiva, Zertifizierung, Audits und Managementsysteme im Überblick.