Mit der erfolgreichen Zertifizierung und dem erhaltenen Sertiva Zertifikat ist ein wichtiges Ziel erreicht. Für das Unternehmen endet die Arbeit am Managementsystem damit jedoch nicht. Prozesse verändern sich, neue Anforderungen entstehen und das Unternehmen muss vereinbarte Maßnahmen auch nach dem Audit weiterverfolgen.
Zugleich beginnt mit der Zertifikatserteilung ein neuer Abschnitt im Zertifizierungszyklus. Das Zertifikat ist drei Jahre gültig. In diesem Zeitraum finden Überwachungsaudits statt, bevor zum Ende des Zyklus die Rezertifizierung ansteht. Entscheidend ist deshalb, dass das Managementsystem zwischen diesen Terminen nicht nur formal bestehen bleibt, sondern das Unternehmen es im Arbeitsalltag weiterhin anwendet und weiterentwickelt.
Was bedeutet das konkret für Unternehmen? In diesem Beitrag zeigen wir, was nach Erhalt eines Sertiva Zertifikats wichtig ist, welche Aufgaben zwischen den Audits bestehen bleiben und wie Unternehmen Veränderungen, Abweichungen und die nächsten Schritte im Zertifizierungszyklus im Blick behalten können.
Nach der Zertifizierung: Warum das Managementsystem weiterlaufen muss
Ein Zertifikat bestätigt, dass das geprüfte Managementsystem zum Zeitpunkt der Zertifizierungsentscheidung die relevanten Anforderungen erfüllt. Es bedeutet jedoch nicht, dass Prozesse und Strukturen für die kommenden drei Jahre unverändert bleiben können. Ein Managementsystem erfüllt seinen Zweck nur dann, wenn es weiterhin zur tatsächlichen Organisation passt und die Mitarbeitenden es im Arbeitsalltag anwenden.
Gerade nach einer erfolgreichen Zertifizierung besteht die Gefahr, dass die Aufmerksamkeit nachlässt. Der Audit-Termin ist vorbei, das Unternehmen hat offene Punkte bearbeitet und andere operative Aufgaben rücken wieder in den Vordergrund. Für ein wirksames Managementsystem ist es jedoch wichtig, die etablierten Abläufe fortzuführen und regelmäßig zu prüfen, ob sie noch funktionieren.
Dazu gehören beispielsweise interne Audits, die Managementbewertung, die Verfolgung festgelegter Ziele sowie der Umgang mit Reklamationen und Korrekturmaßnahmen. Diese Elemente sind nicht nur für einen späteren Audit-Termin relevant. Sie helfen dem Unternehmen dabei, Veränderungen und Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und das Managementsystem an die tatsächliche Entwicklung des Unternehmens anzupassen.
Auch Sertiva betrachtet die Zertifizierung deshalb als Teil eines fortlaufenden Zyklus. In den Überwachungsaudits prüft Sertiva unter anderem, ob das Managementsystem weiterhin wirksam ist und sich weiterentwickelt. Zu den genannten Schwerpunkten gehören interne Audits, Managementbewertung, Reklamationen und die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen.
Der Drei-Jahres-Zyklus: Wie lange ist das Sertiva Zertifikat gültig?
Ein Sertiva Zertifikat ist drei Jahre gültig. Mit seiner Ausstellung beginnt damit ein Zertifizierungszyklus, in dem das Managementsystem nicht erst am Ende der Laufzeit erneut betrachtet wird. Zwischen Erstzertifizierung und Rezertifizierung finden zwei Überwachungsaudits statt.
Diese Überwachungsaudits haben einen geringeren Umfang als die ursprüngliche Zertifizierung. Ihr Zweck besteht darin zu prüfen, ob das Managementsystem weiterhin wirksam ist, ob das Unternehmen es konsequent anwendet und entsprechend den betrieblichen Anforderungen weiterentwickelt. Dadurch entsteht eine regelmäßige Verbindung zwischen der ursprünglichen Zertifizierungsentscheidung und der späteren Rezertifizierung.
Der Zertifizierungsablauf von Sertiva lässt sich vereinfacht in drei Phasen einteilen:
Erstzertifizierung: Sertiva bewertet das Managementsystem zunächst im Rahmen von Stage 1 und Stage 2. Nach erfolgreicher Bewertung und Zertifizierungsentscheidung stellt Sertiva das Zertifikat aus.
Überwachung: Während der Laufzeit folgen zwei Überwachungsaudits. Dabei wiederholt Sertiva nicht das vollständige Erstzertifizierungsverfahren. Im Mittelpunkt stehen ausgewählte Bereiche und die Frage, ob das Managementsystem weiterhin wirksam funktioniert.
Rezertifizierung: Vor Ablauf des dreijährigen Zertifikats bewertet Sertiva das Managementsystem erneut umfassend. Sertiva betrachtet dabei auch seine Wirksamkeit über den gesamten Zertifizierungszyklus. Ein erneutes Stage-1-Audit ist nach Angaben der Zertifizierungsstelle in der Regel nicht erforderlich.
Unternehmen sollten die dreijährige Gültigkeit deshalb nicht als Zeitraum verstehen, in dem nach der Erstzertifizierung zunächst nichts weiter geschieht. Die Überwachungsaudits bilden feste Kontrollpunkte innerhalb des Zyklus und machen sichtbar, wie sich das Managementsystem seit der ursprünglichen Zertifizierung entwickelt hat.
Was nach Erhalt des Sertiva Zertifikats weitergeführt werden sollte
Nach der Zertifizierung geht es nicht darum, zusätzliche Prozesse allein für die kommenden Audits aufzubauen. Vielmehr sollte das Unternehmen die bereits im Managementsystem verankerten Abläufe konsequent fortführen. Entscheidend ist, dass das System auch zwischen den externen Prüfungen Informationen darüber liefert, ob Prozesse funktionieren, Ziele erreicht werden und an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht.
Eine wichtige Rolle spielen dabei die internen Audits. Sie ermöglichen es dem Unternehmen, die eigene Umsetzung regelmäßig zu überprüfen und Abweichungen oder Verbesserungspotenziale frühzeitig zu erkennen. Das Unternehmen sollte interne Audits deshalb nicht erst kurz vor einem Überwachungsaudit durchführen, sondern als Bestandteil der laufenden Steuerung des Managementsystems nutzen.
Ebenso wichtig ist die Managementbewertung. Sie gibt der Unternehmensleitung die Möglichkeit, die Wirksamkeit des Managementsystems anhand relevanter Informationen zu beurteilen. Dazu können beispielsweise Entwicklungen bei Zielen und Kennzahlen, Ergebnisse interner Audits, Reklamationen, Korrekturmaßnahmen oder wesentliche Veränderungen im Unternehmen gehören.
Auch bereits eingeleitete Korrekturmaßnahmen sollten konsequent weiterverfolgt werden. Dabei reicht es nicht aus, eine Maßnahme lediglich festzulegen. Entscheidend ist, ob das Unternehmen die Maßnahme umgesetzt und die Ursache des festgestellten Problems wirksam behandelt hat.
Gleiches gilt für Ziele und geeignete Kennzahlen. Verändern sich Rahmenbedingungen oder Unternehmensprioritäten, sollte das Unternehmen prüfen, ob bestehende Ziele weiterhin sinnvoll sind. Ein Managementsystem soll die aktuelle Organisation abbilden und nicht einen Zustand dokumentieren, der nur zum Zeitpunkt der Erstzertifizierung bestanden hat.
Für Unternehmen entsteht dadurch ein einfacher Grundsatz: Die Arbeit zwischen zwei Audits sollte nicht von der Frage bestimmt werden, was beim nächsten Prüftermin vorgelegt werden muss. Entscheidend ist vielmehr, welche Informationen das Unternehmen benötigt, um sein Managementsystem selbst wirksam zu steuern.
Sertiva Zertifikat und Unternehmensveränderungen: Wann Anpassungen erforderlich werden
Das Sertiva Zertifikat gilt drei Jahre; in dieser Zeit kann sich ein Unternehmen erheblich verändern. Neue Mitarbeitende kommen hinzu, Unternehmen verteilen Verantwortlichkeiten neu, verändern Prozesse oder führen zusätzliche Produkte und Dienstleistungen ein. Auch neue Standorte, technische Lösungen oder organisatorische Umstrukturierungen können Einfluss darauf haben, wie das Managementsystem aufgebaut ist und funktioniert.
Das Unternehmen sollte solche Veränderungen deshalb auch im Managementsystem berücksichtigen. Entscheidend ist die Frage, ob bestehende Prozesse, Verantwortlichkeiten und dokumentierte Informationen die tatsächliche Situation im Unternehmen weiterhin korrekt abbilden. Ist das nicht mehr der Fall, können Anpassungen erforderlich werden.
Besondere Aufmerksamkeit verdient dabei der Geltungsbereich der Zertifizierung. Er legt fest, welche Tätigkeiten, Bereiche oder Standorte das zertifizierte Managementsystem umfasst. Verändert sich die Organisation wesentlich, sollte das Unternehmen prüfen, ob der bisherige Geltungsbereich weiterhin zur Unternehmensstruktur passt.
Auch die Zahl der Mitarbeitenden kann für die weitere Zertifizierungsplanung relevant sein. Sertiva berücksichtigt unter anderem Mitarbeiterzahl, Standorte und Geltungsbereich bei der Planung und Kalkulation einer Zertifizierung. Größere Veränderungen können daher nicht nur das Managementsystem selbst betreffen, sondern auch für zukünftige Audits relevant werden.
Wichtig ist dabei, Veränderungen nicht erst kurz vor dem nächsten Überwachungsaudit zu betrachten. Führt das Unternehmen neue Prozesse ein oder verändert Verantwortlichkeiten, sollte es gleichzeitig die Auswirkungen auf das Managementsystem prüfen. So bleibt es ein Abbild der tatsächlichen Organisation und wird nicht zu einer Dokumentation eines längst überholten Zustands.
Überwachungsaudit bei Sertiva: Was nach der Erstzertifizierung im Fokus steht
Nach der Erstzertifizierung prüft Sertiva in den Überwachungsaudits, ob das Unternehmen das Managementsystem weiterhin wirksam anwendet. Anders als bei der ursprünglichen Zertifizierung prüft Sertiva dabei nicht jedes Element des Systems erneut in demselben Umfang. Der Fokus liegt auf ausgewählten Bereichen und auf der Entwicklung seit dem vorherigen Audit.
Sertiva nennt für die Überwachung unter anderem interne Audits, die Managementbewertung, Reklamationen sowie die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen als relevante Schwerpunkte. Damit prüft Sertiva, ob zentrale Mechanismen des Managementsystems auch zwischen den Zertifizierungsterminen tatsächlich funktionieren.
Für Unternehmen bedeutet das: Nicht die kurzfristige Vorbereitung einzelner Unterlagen sollte im Vordergrund stehen, sondern die nachvollziehbare Anwendung des Managementsystems im laufenden Betrieb. Führt das Unternehmen interne Audits regelmäßig durch, bewertet Ergebnisse und setzt notwendige Maßnahmen um, entstehen viele der später benötigten Nachweise bereits aus der normalen Arbeit mit dem System.
Wie ein Audit bei Sertiva grundsätzlich abläuft und wie Auditoren Managementsysteme prüfen, haben wir bereits ausführlich erläutert. Im Überwachungsaudit verschiebt sich der Schwerpunkt auf die Frage, ob das Unternehmen das Managementsystem auch nach der Erstzertifizierung weiterhin wirksam anwendet und weiterentwickelt.
Sertiva Zertifikat und Abweichungen: Wann Handlungsbedarf entsteht
Auch bei einem Überwachungsaudit können Abweichungen festgestellt werden. Für ein bereits zertifiziertes Unternehmen bedeutet eine solche Feststellung jedoch nicht automatisch, dass das Sertiva Zertifikat seine Gültigkeit verliert. Entscheidend sind Art und Bedeutung der Abweichung sowie die anschließende Reaktion des Unternehmens.
Bei einer geringfügigen Abweichung verlangt Sertiva einen Korrekturmaßnahmenplan. Darin wird festgehalten, wie die Ursache der Abweichung behandelt und welche Maßnahme umgesetzt werden soll. Die Zertifizierung kann währenddessen bestehen bleiben. Für das Unternehmen ist es dennoch wichtig, die vereinbarten Maßnahmen nachvollziehbar umzusetzen und ihre Wirksamkeit zu überprüfen.
Bei einer schwerwiegenden Abweichung reicht ein Maßnahmenplan allein nicht aus. Nach Angaben von Sertiva muss die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen nachgewiesen werden, bevor eine entsprechende Zertifizierungsentscheidung getroffen werden kann. Je nach Situation kann dafür auch ein Nachaudit erforderlich sein.
Damit wird deutlich, dass der Umgang mit Abweichungen nicht erst mit ihrer formalen Behebung endet. Unternehmen sollten Ursachen untersuchen, geeignete Maßnahmen festlegen und anschließend prüfen, ob das festgestellte Problem tatsächlich wirksam beseitigt wurde. Gerade über einen mehrjährigen Zertifizierungszyklus lässt sich so nachvollziehen, wie mit früheren Feststellungen umgegangen wurde.
In schwerwiegenden Fällen kann auch der Status eines Zertifikats betroffen sein. Sertiva weist darauf hin, dass ein Zertifikat bei gravierenden Feststellungen ausgesetzt oder entzogen werden kann. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, gegen Feststellungen oder Zertifizierungsentscheidungen Einspruch einzulegen. Ein Einspruch gegen eine Zertifizierungsentscheidung muss nach Angaben von Sertiva innerhalb von vier Wochen erfolgen.
Sertiva Zertifikat verlängern: Was bei der Rezertifizierung passiert
Nähert sich das Ende der dreijährigen Gültigkeitsdauer, steht die Rezertifizierung an. Sie unterscheidet sich von den vorherigen Überwachungsaudits vor allem durch ihren Umfang: Während dort ausgewählte Bereiche betrachtet werden, wird bei der Rezertifizierung das Managementsystem wieder umfassend bewertet.
Dabei geht es nicht ausschließlich um den Zustand des Systems zum Zeitpunkt des Audits. Sertiva betrachtet auch seine Wirksamkeit über den gesamten zurückliegenden Zertifizierungszyklus. Damit gewinnen die Entwicklungen der vergangenen Jahre an Bedeutung: Wie wurden festgestellte Abweichungen behandelt? Wurden Korrekturmaßnahmen umgesetzt? Haben interne Audits und Managementbewertungen regelmäßig stattgefunden? Und wurde das Managementsystem an relevante Veränderungen im Unternehmen angepasst?
Ein vollständiger Neustart des ursprünglichen Zertifizierungsverfahrens ist dabei in der Regel nicht notwendig. Sertiva gibt an, dass bei der Rezertifizierung normalerweise kein erneutes Stage-1-Audit erforderlich ist. Die erneute Bewertung konzentriert sich vielmehr auf das bestehende Managementsystem und dessen Wirksamkeit über den gesamten Zyklus.
Für Unternehmen ist es deshalb sinnvoll, die Rezertifizierung nicht erst kurz vor Ablauf des Sertiva Zertifikats in den Blick zu nehmen. Wenn das Managementsystem während der gesamten Laufzeit aktiv geführt wurde, sind wesentliche Informationen und Nachweise bereits vorhanden. Die Rezertifizierung wird damit nicht zu einem isolierten Projekt am Ende der drei Jahre, sondern zum nächsten Schritt eines fortlaufenden Zertifizierungszyklus.
Welche Rolle spielt ISO/IEC 17021-1 im Zertifizierungszyklus?
Die Anforderungen an die Zertifizierung von Managementsystemen werden auch durch international anerkannte Regeln geprägt. Die ISO/IEC 17021-1 beschreibt grundlegende Anforderungen an Kompetenz, Konsistenz und Unparteilichkeit von Stellen, die Managementsysteme auditieren und zertifizieren.
Sertiva ist keine DAkkS-akkreditierte Zertifizierungsstelle. Das Unternehmen gibt jedoch an, die Grundsätze der ISO/IEC 17021-1 freiwillig als Maßstab für seine Zertifizierungsarbeit anzuwenden. Dazu gehören unter anderem die Trennung von Audit und Zertifizierungsentscheidung sowie Anforderungen an Unparteilichkeit und Kompetenz.
Für Unternehmen ist diese Einordnung wichtig, weil sich daraus der organisatorische Rahmen des Zertifizierungszyklus besser verstehen lässt: Erstzertifizierung, Überwachung und Rezertifizierung sind keine voneinander unabhängigen Einzeltermine, sondern Bestandteile eines fortlaufenden Zertifizierungsverfahrens.
Checkliste: Was nach Erhalt des Sertiva Zertifikats wichtig bleibt
Nach der erfolgreichen Zertifizierung beginnt die Phase, in der sich zeigen muss, ob das Managementsystem auch langfristig im Unternehmensalltag funktioniert. Die folgenden Punkte helfen dabei, die wichtigsten Aufgaben während des Zertifizierungszyklus im Blick zu behalten:
- Managementsystem aktiv weiterführen
Prozesse und festgelegte Abläufe sollten auch nach dem erfolgreichen Audit konsequent angewendet werden. Das Zertifikat ersetzt nicht die laufende Arbeit mit dem Managementsystem.
- Interne Audits regelmäßig durchführen
Interne Audits helfen dabei, Schwachstellen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Sie sollten daher nicht erst unmittelbar vor dem nächsten Überwachungsaudit stattfinden.
- Managementbewertung nicht aus dem Blick verlieren
Die Unternehmensleitung sollte regelmäßig beurteilen, ob das Managementsystem weiterhin wirksam und für die aktuelle Situation des Unternehmens geeignet ist. Ergebnisse aus Audits, Kennzahlen, Reklamationen und Korrekturmaßnahmen liefern dafür wichtige Informationen.
- Ziele und Kennzahlen weiterverfolgen
Festgelegte Ziele sollten nicht nur dokumentiert, sondern auch hinsichtlich ihrer Entwicklung betrachtet werden. Ändern sich Rahmenbedingungen oder Prioritäten, kann eine Anpassung sinnvoll sein.
- Korrekturmaßnahmen konsequent abschließen
Festgestellte Probleme sollten nicht mit der Definition einer Maßnahme als erledigt gelten. Wichtig ist auch zu prüfen, ob die Maßnahme umgesetzt wurde und die zugrunde liegende Ursache wirksam behandelt.
- Veränderungen im Unternehmen berücksichtigen
Neue Standorte, veränderte Prozesse, zusätzliche Tätigkeiten oder andere wesentliche organisatorische Entwicklungen können Auswirkungen auf das Managementsystem und seinen Geltungsbereich haben. Solche Veränderungen sollten deshalb zeitnah bewertet werden.
- Überwachungsaudits frühzeitig einplanen
Die beiden Überwachungsaudits sind Bestandteil des laufenden Zertifizierungszyklus. Eine rechtzeitige Terminplanung hilft dabei, notwendige interne Aktivitäten nicht erst unmittelbar vor dem Audit zusammenzuführen.
- Rezertifizierung rechtzeitig vorbereiten
Das Sertiva Zertifikat ist drei Jahre gültig. Unternehmen sollten den Ablauf dieser Frist daher im Blick behalten und die Rezertifizierung rechtzeitig einplanen. Wird das Managementsystem während des gesamten Zyklus aktiv geführt, entsteht die notwendige Grundlage dafür bereits im laufenden Betrieb.
Fazit
Mit der Ausstellung des Sertiva Zertifikats ist die Erstzertifizierung abgeschlossen, die Arbeit am Managementsystem geht jedoch weiter. Während der dreijährigen Gültigkeitsdauer sollten Prozesse aktiv angewendet, interne Audits und Managementbewertungen durchgeführt sowie Veränderungen und Korrekturmaßnahmen konsequent berücksichtigt werden.
Die Überwachungsaudits bilden dabei wichtige Kontrollpunkte innerhalb des Zertifizierungszyklus. Wer das Managementsystem kontinuierlich im Unternehmensalltag nutzt und weiterentwickelt, schafft zugleich eine solide Grundlage für die spätere Rezertifizierung.
📌 Nächster Beitrag in unserer Blogserie
➡️ Wie Unternehmen ihr Zertifikat nutzen: Vertrieb, Kundenvertrauen und Wettbewerbsvorteile
Nach dem Blick auf die Zeit nach der Zertifizierung geht es im nächsten Beitrag um die praktische Nutzung des erhaltenen Zertifikats. Wir zeigen, wie Unternehmen es gegenüber Kunden und Geschäftspartnern kommunizieren können und welche Rolle es für Vertrauen, Vertrieb und die Positionierung im Wettbewerb spielen kann.
📌 Tipp: Ein Zertifikat entfaltet seinen Nutzen nicht nur innerhalb des Managementsystems. Entscheidend ist auch, wie verständlich und glaubwürdig Unternehmen ihre Zertifizierung nach außen kommunizieren. Im nächsten Beitrag zeigen wir, welche Möglichkeiten dafür bestehen und worauf dabei zu achten ist.