Sie wollen sich nach der ISO 9001 Zertifizieren lassen, oder haben die Anforderung von Ihren Kunden bekommen sich zertifizieren zu lassen? 

Dann finden Sie in diesem Artikel alle relevanten Informationen um die Grundlagen zu Verstehen und um eine Entscheidung zu treffen. 

Wir werden die Grundlagen und Definitionen der 9001 Zertifizierung anschauen, den Ablauf besprechen und die Kosten abschätzen. 

Inhaltsverzeichnis

ISO 9001 Zertifizierungsprozess

Wenn Sie Ihr Unternehmen nach ISO 9001 zertifizieren zu lassen, ist es wichtig, den Prozess bis zur Zertifizierung zu verstehen, um den Aufwand und den Nutzen für Ihr Unternehmen abzuwägen. 

Die 4 Phasen der ISO 9001 Zertifzierung

Der ISO 9001-Zertifizierungsprozess besteht aus 4 Phasen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen helfen wird, den Prozess zu verstehen:

ISO 9001 Zertifizierung
  1. Planung: In dieser Phase müssen Sie einen Plan erstellen, um die ISO 9001-Zertifizierung zu erreichen. Der wichtigste Schritt ist sich mit den Anforderungen der Norm vertraut zu machen und zu prüfen welche Lücken Ihr Unternehmen bzw. ihr derzeitiges System zu den ISO 9001 Anforderungen hat. 
  2. Implementierung: In der 2.Phase müssen Sie das Qualitätsmanagement System (QMS) einführen. Konkret müssen Sie die Dokumente und Prozesse ausrollen, sodass alle Anforderungen erfüllt sind. Auch die Schulung der Mitarbeiter darf nicht vernachlässigt werden.
  3. Anwendung: In dieser Phase müssen Sie das QMS mit Leben füllen. Die neuen Prozesse werden befolgt, die Dokumente werden angewendet. In dieser Phase ist es wichtig Kundenfeedback einzuholen, zu dokumentieren und Maßnahmen abzuleiten. Am Ende dieser Phase müssen interne Audits und eine Management Bewertung durchgeführt werden (Wie das funktioniert, schauen wir uns weiter unten bzw. in einem separaten Artikel an). 
  4. Zertifizierung: In dem Zertifizierungsaudit wird von einem unabhängigen Auditor überprüft, ob Ihr System mit den Anforderungen der 9001 übereinstimmt. Nach dem Audit wird in einem Audit Bericht das Ergebnis dokumentiert und wenn Sie alle Anforderungen erfüllen, wird Ihnen das 9001 Zertifikat überreicht. 
 

Schritt für Schritt Anleitung

Schritt 1: Verständnis der Anforderungen der ISO 9001

  • Im ersten Schritt müssen Sie die Anforderungen der ISO 9001-Norm verstehen. Dies ist die Grundlage für den Aufbau deines Qualitätsmanagementsystems.

Schritt 2: Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse

  • Führen Sie eine gründliche Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse durch, um zu verstehen, wie sie funktionieren und wo Verbesserungen erforderlich sind.
  • Tragen Sie alle Anforderungen in eine Tabelle ein und führen Sie eine Bewertung durch, welche Anforderungen Sie erfüllen und welche nicht. Bei allen offenen Punkten definieren Sie Maßnahmen zum Schließen der Lücken. Brauchen Sie eine Vorlage? Dann schreiben Sie mir gerne eine Email, ich sende Ihnen kostenfrei eine Vorlage zu. 

Schritt 3: Ernennung eines ISO-Beauftragten

  • Bestimme eine Person oder ein Team, das für die Implementierung und Aufrechterhaltung des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 verantwortlich ist.
  • Bei Bedarf können Sie auch externe Unterstützung anfordern. Ich kann Ihnen hierzu gerne ein unverbindliches Angebot zukommen lassen. 

Schritt 4:  Erstellung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) 

  • Entwickeln und Implementieren Sie ein QMS, das die Anforderungen der ISO 9001 erfüllt. Das QMS sollte Prozesse, Verantwortlichkeiten und Ressourcen zur Erfüllung der Qualitätsziele umfassen.
  • Dokumentieren Sie alle relevanten Prozesse, Verfahren und Richtlinien. Zum Beispiel 
  • Setzen Sie das QMS im Unternehmen um und gewährleisten Sie, dass alle Mitarbeiter die festgelegten Verfahren befolgen (Siehe auch Punkt 6).
Schritt 5:Festlegung von Qualitätszielen
  • Definieren Sie klare und messbare Qualitätsziele für das Unternehmen, die auf den Anforderungen der ISO 9001 basieren

Schritt 6: Schulung der Mitarbeiter

  • Trainieren Sie die Mitarbeiter des Unternehmen, damit diese das QMS verstehen und korrekt anwenden können. 
  • Dokumentieren Sie die Schulungen und die Teilnahme
  • Schulungen sollten regelmäßig aktualisiert und erweitert werden.

Schritt 7: Risiko-Analyse

  • Führen Sie eine Risiko-Analyse durch, die alle Bereiche des Unternehmens abdeckt, sowie Ihre Produkte und Dienstleistungen
  • Darüber Hinaus, sollten Sie auch die Chancen ermitteln, die Ihr Unternehmen hat und ergreifen möchte

Schritt 8: Kundenfeedback und Abweichungen

  • Holen Sie Kundenfeedback ein und führen Sie eine Beurteilung des Feedbacks durch
  • Ergreifen Sie geeignete Maßnahmen basierend auf dem erhaltenen Kundenfeedback
  • Dokumentieren Sie alle internen (Produktionsfehler)  und externen (Kundenreklamationen) Abweichungen. 
  • Analysieren Sie die internen und externen Abweichungen und leiten Sie Maßnahmen zur Korrektur und Verbesserung ab. 
  • Identifizieren Sie Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung deines QMS.

Schritt 9: Durchführung interner Audits

  • Führen Sie interne Audits durch, um sicherzustellen, dass das QMS effektiv funktioniert und den Anforderungen der ISO 9001 entspricht.

Schritt 10: Durchführung eines Management Reviews

  • Der letzte Schritt vor der Zertifizierung ist das Management Review
  • Führen Sie eine Beurteilung des implementierten QMS durch und identifizieren Sie Verbesserungen und notwendige Anpassung. 

Schritt 11: Auswahl einer Zertifizierungsstelle

  • Wählen Sie eine akkreditierte Zertifizierungsstelle aus, die das Qualitätsmanagementsystem gemäß ISO 9001 auditiert und zertifizieren kann.

Schritt 12: Vorbereitung auf die Zertifizierungsprüfung

  • Bereiten Sie sich und das Unternehmen gründlich auf das Zertifizierungs-Audit vor.
  • Gehen Sie nochmal alle Punkte, Prozesse und Dokumente durch
  • Nutzen Sie die internen Audits als Probelauf

Schritt 13: Durchführung der Zertifizierungsprüfung

  • Das Zertifizierungsaudit wird durchgeführt
  • Nach erfolgreicher Zertifizierung erhalten Sie das Zertifikat
  • Das Zertifikat ist 3 Jahre gültig und muss nach einem Jahr und nach 2 Jahren einem Überwachungsaudit unterzogen werden
  • Im dritten Jahr erfolgt wieder ein Re-Zertifizierungsaudit

Schritt 14: Pflege und Verbesserung des QMS

  • Halten Sie das QMS aktuell und führen Sie kontinuierlich Verbesserungen durch, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen der ISO 9001 entspricht und effektiv zur Verbesserung der Organisation beiträgt.
 

Zeit und Kosten für die ISO 9001 Zertifizierung

Um zu entscheiden, ob eine ISO 9001 Zertifizierung für Ihr Unternehmen sich lohnt, macht es Sinn zu wissen, wie viel Zeit und Geld Sie dafür investieren müssen. 

In diesem Abschnitt werden wir die notwendige Zeit, die Ressourcen und die Kosten klären, die mit der ISO 9001 Zertifizierung verbunden sind.

Zeitrahmen für die ISO 9001 Zertifizierung

Die benötigte Zeit für die ISO 9001 Zertifizierung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Größe Ihres Unternehmens, der Komplexität der Prozesse und der Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Im Allgemeinen dauert der Zertifizierungsprozess etwa 3-6 Monate, abhängig von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens.

Im Folgenden finden Sie eine Schätzung des Zeitrahmens, basierend auf den 4 Phasen, aus Kapitel 1: 

  • Planung: 1-2 Wochen
  • Implementierung: 1-2 Monate
  • Anwendung: 2-4 Monate
  • Zertifizierung: 1-2 Tage
Nach der Zertifizierung ist das Zertifikat 3 Jahre gültig!
Nach einem Jahr und nach 2 Jahren wird jeweils ein Überwachungsaudit durchgeführt. Dieses Audit hat in der Regel den halben Umfang, also ein halber oder ein ganzer Tag. 
Im dritten Jahr muss das Unternehmen erneut Re-Zertifiziert werden. Hier können Sie wieder mit 1-2 vollen Tagen rechnen. 
 
 
ISO 9001 Zertifizierung

Kosten für die ISO 9001 Zertifizierung

Die Kosten für die ISO 9001 Zertifizierung hängen ebenfalls von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Größe des Unternehmens, der Komplexität Ihrer Prozesse und der Wahl der Zertifizierungsstelle. 

Im Allgemeinen können die Kosten für die ISO 9001 Zertifizierung zwischen 4.000€ und 8.000€ liegen. Dies sind die Gesamtkosten für die 3 Jahre in denen das Zertifikat gültig ist und setzt sich aus den Kosten für das Zertifizierungsaudit und den beiden Überwachungsaudits zusammen. 

Im Folgenden finden Sie eine Schätzung der Kosten für die ISO 9001 Zertifizierung:

  • Zertifizierungsaudit: 1.500€ – 11.000€
  • Überwachungsaudits: 1.000€ – 6.000€ pro Jahr
  • Re-Zertifizierung: 1.000€ – 6.000€ alle 3 Jahre

Somit haben wir einen Gesamtpreis von 3.500€ bis 23.000€ für 3 Jahre. 

Es ist wichtig zu beachten, dass die Kosten für die ISO 9001 Zertifizierung von Zertifizierungsstelle zu Zertifizierungsstelle variieren können. Es lohnt sich also, verschiedene Angebote einzuholen und die Kosten zu vergleichen, bevor Sie sich für eine Zertifizierungsstelle entscheiden.

Darüber hinaus sollten Sie die internen Kosten nicht vernachlässigen. Prüfen Sie, wie viel Zeit Sie in die Implementierung und Vorbereitung investieren wollen und können. Hier kann die Unterstützung durch einen externen Berater sinnvoll sein.

Hier nochmal ein kleiner Spar-Tipp: Die BAFA fördert die Beratung zur Implementierung und Zertifizierung eines QMS für KMUs. Hierzu können Sie mich gerne ansprechen.

Fazit

Die ISO 9001 Zertifizierung kann Ihrem Unternehmen viele Vorteile bringen. Wenn Sie die Anforderungen der Norm richtig erfüllen, kann das einen deutlich positiven Einfluss auf die Kundenzufriedenheit haben. 

Die Kosten sind zwar nicht gering, müssen aber nicht sofort bezahlt werden, sondern teilen sich auf die 3 Jahre auf. Die Kosten für die Implementierung können Sie mit einer BAFA Beratungsförderung minimieren. 

Der interne Aufwand sollte genau im Blick behalten werden. Wenn man sich nicht mit der ISO 9001 auskennt, kann die Implementierung sehr lange dauern und es gibt keine Garantie, dass das implementierte System auch dem Audit standhält. 

Gehen Sie auf Nummer sicher und sichern Sie sich Unterstützung bei der Implementierung des Systems und der Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit. 

Häufig gestellte Fragen

Um eine ISO 9001 Zertifizierung zu erhalten, muss ein Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem implementieren, das den Anforderungen der Norm entspricht. Das Unternehmen muss dann eine akkreditierte Zertifizierungsstelle beauftragen, um eine externe Auditierung durchzuführen. Wenn das Unternehmen die Anforderungen der Norm erfüllt, wird ihm eine Zertifizierung ausgestellt.

Die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems, das den Anforderungen der ISO 9001 entspricht, erfordert Zeit, Geld und Ressourcen. Je besser das Unternehmen aufgestellt ist, desto weniger Aufwand wird benötigt. Die genaue Zahl hängt vom jeweiligen Unternehmen und der Komplexität ab. Im Schnitt benötigt ein Unternehmen 80 Stunden für die Implementierung des QMS. 

Der Zertifizierungsprozess kann je nach Größe Ihres Unternehmens und der Komplexität Ihres QMS variieren. In der Regel dauert es jedoch zwischen 3 und 6 Monaten, um die ISO 9001-Zertifizierung zu erreichen.

Die Kosten für eine ISO 9001 Zertifizierung hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Größe Ihres Unternehmens, der Komplexität Ihrer Prozesse und der Wahl der Zertifizierungsstelle. 

Im Allgemeinen können die Kosten für die ISO 9001 Zertifizierung zwischen 4.000€ und 8.000€ liegen.

ISO 14001 ist eine internationale Norm für Umweltmanagementsysteme. Es enthält Anforderungen an ein Umweltmanagementsystem, das die Umweltauswirkungen von Geschäftsaktivitäten reduziert. ISO 9001 ist eine Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Es enthält Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem, das die Qualität von Produkten und Dienstleistungen verbessert.

Für die Zertifizierungskosten für ISO 9001 gibt es keine Förderung. 

Es gibt allerdings eine Förderung der BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und AUsfuhrkontrolle). Dieses Programm fördert die Beratung und somit den Aufbau und die Implementierung des Management Systems, sowie die Vorbereitung auf das Audit. Der Berater muss bei der BAFA gelistet sein. 

Hier finden Sie mehr Informationen: BAFA – Unternehmensberatung

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